6 Hacks, wie Sie den Killerfaktor Meeting besiegen können

Wie es gelingt, aus der größten Zeitverschwendung etwas rauszuholen

Meetings sind ein wirtschaftlicher Killerfaktor. Wir könnten uns auch einen Tag an den Strand legen. Das hätte einen positiveren Effekt. Sechs Basic-Meeting-Hacks zeigen Wege auf, um aus der größten Zeitverschwendung doch etwas rauszuholen.

Meetings sind in vielen Unternehmen die größten Zeitverschwender

Meetings sind in vielen Unternehmen die größten Zeitverschwender.

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Wir verwenden im Durchschnitt 50 Prozent unserer Arbeitszeit für Meetings. Und davon sind dann die Hälfte auch noch „eher nicht erfolgreich bis verschwendet“. Rechnen wir das auf eine 40-Stunden-Woche um, haben wir 10 Stunden pro Woche verschwendet. Also einen ganzen verdammten Tag. Und Remote Work hat daran nicht viel geändert. Das ist jetzt natürlich alles sehr vereinfacht. Aber es zeigt, wie schnell aus Verspätung, Festgequatsche und unklaren Meetingzielen ein gesamtwirtschaftlicher Killerfaktor werden kann. Bis zu 570.000 € bei KMUs, bis zu 57 Mio. € pro Jahr bei größeren Unternehmen. Und jetzt alle: ECHT??? Ja.

Mikrokultur eines Unternehmens

Meetings sind ja ein bisschen wie die Mikrokultur eines Unternehmens. Sie offenbaren, welche Werte & Normen in der Organisation herrschen. Wird pünktlich angefangen? Sind alle vorbereitet? Wer ist denn überhaupt dabei? Gibt es tatsächlich Ergebnisse oder mehr Smalltalk und Wiederholungen? Wird all das mal offen thematisiert? Was hier in Meetings zu sehen ist, lässt sich meist auch gut in Entscheidungsfindungen oder Prozessgestaltungen erkennen.

Dabei wäre es so einfach, Meeting-Zeit sinnvoll, effektiv und auch motivierend zu nutzen. Und nein, es kommen jetzt keine völlig neuen Erkenntnisse. Nur 6 Basic Hacks. Die lohnt es sich mal wieder in Erinnerung zu rufen. Oder sie tatsächlich einfach mal auszuprobieren.

Veränderungen in der Meetingkultur müssen passen

Fancy-Tool-Award: Es muss nicht immer der neueste Tool-Trend sein, es braucht nur das Passende für die Wirksamkeit.

Hack #1: Game-Frame – Weil es sich leichter spielt, wenn man Ziel & Regeln kennt

Macht Euch klar, was am Ende des Meetings tatsächlich rauskommen soll. Was für ein Meeting plant Ihr? Taxonomien dafür gibt es viele. Aus meiner Sicht sind es am Ende einfach gehalten Austausch, Diskussion, Kreation oder Entscheidung. Entsprechend sollte der Zeitrahmen und das Setting gewählt werden. Bereite Euch und andere Teilnehmende wirklich (!) Darauf vor. Wenn Ihr einladet, liegt es an Euch! Agenda, Erwartungen, Methoden. Macht Euch klar, was Ihr wollt und wie Ihr da hinkommt.Sucht für jedes Meeting das richtige Setting und die passenden Methoden aus. Reflektiert nach jedem Meeting: Habe ich das Ergebnis, das ich wollte? War die Methode passend? War die Atmosphäre förderlich? Anstrengend? Am Anfang ja, aber es soll sich ja was ändern… Bereitet Eure Meetings schnell und sauber nach. Dann habt Ihr das Thema von Eurer To-Do-Liste und Vereinbarungen & Verantwortlichkeiten gehen nicht verloren.

Effiziente Meetings benötigen Ziele und Regeln

Game-Frame: Ohne Ziele und Regeln bleiben die meisten Meetingerfolge im Dunkeln.

Hack #2: Time-Mastery – Weil Zeit den Erfolg jeder Methode beeinflusst

Zeit hilft, den Fokus zu halten. Definiert für jeden Schritt oder Agendapunkt eine Arbeitszeit. Bestimmt einen Time-Keeper. Fangt pünktlich an, hört pünktlich auf. Die, die da sind, sind die Richtigen. Auch wenn der Silberrücken fehlt. Siehe oben Verschwendung von Ressourcen :-).

Noch ein kleiner Exkurs zur möglichen Länge von Meetings. Stellt Euch Meetings von „5 nach bis 5 vor“ ein – so bleibt Zeit für Übergänge und einmal durchatmen: Für einen formellen Austausch oder ein Informationsmeeting plant Ihr am besten einen Zeitrahmen für 20min (5 nach bis 5 vor). Alles weitere wäre eine Diskussion. Dafür reicht meistens auch ein Stand-up Meeting. Also gern mal auf dem Flur, in der Halle, draußen in der Sonne. Einen informellen Austausch kann und sollte man individuell gestalten. So, wie es passt.  Eine Diskussion braucht, je nach Umfang, einen Zeitrahmen von 30 min bis zu 2 Stunden. 1 Stunde ist meist so lala. Zum diskutieren zu wenig und für nur ein Thema zu viel. Ein Kreativmeeting sollte nicht unter 2 Stunden angesetzt werden. Für Entscheidungen braucht es nicht länger als 30min. Denn es sind ja alle darauf vorbereitet. Alles andere sind Diskussion mit Entscheidung.

Bei Meetings kommt es auf Klarheit und Zielorientierung an

Wenn Du weißt, dass es ein Pudel ist, dann sag nicht Hund: Und wenn Du weißt, was Du mit einem Meeting erreichen willst, dann richte sich darauf ein!

Hack #3: Toys & Playground – Weil manche Hilfsmittel einen Unterschied machen.

Räume prägen Verhalten. Egal, was Ihr erreichen wollt: Wählt die passende Arbeitsumgebung aus. Das Umfeld entscheidet über die Atmosphäre und damit auch über das Ergebnis. Die Atmosphäre ist sehr mächtig. Sie kann anregen, öffnen oder beklemmen, kann Lust zu, Probieren machen oder Klarheit fördern. Richtet den Raum vorab ein und überprüft, welche Stimmung Ihr damit erzeugt. Das gilt sowohl für analoge als auch für digitale Räume. Für Kreativ-Meetings setzt das Setting gern in einen anderen, ungewöhnlichen Raum. Für Information, Entscheidungen und auch Diskussionen sollte nichts vom Inhalt ablenken. Beseitigt das Spielfeld von alten Sachen: Papiere, Post-Its oder Skizzen auf dem Whiteboard. Die lenken ab. Und Zeit und Aufmerksamkeit ist das Wertvollste, was wir haben. Bereite alle Sachen sauber vor (analog und digital). Und zwar so, dass das Meeting pünktlich anfangen kann. Achte darauf, dass alles, was Ihr erarbeitet habt, auch „morgen noch Sinn macht“. Das gilt für Sprache (Verben helfen), Stifte, Typo, Miro-Boards, Schriftgrößen etc. Und haltet dringend Ergebnisse, Verantwortlichkeiten und Timelines nach.

Bei Meeting-Tools kommt es vor allem auf Wirksamkeit an

Fancy-Tool-Award II: Wenn Du nur einen Hammer hast, sieht alles wie ein Nagel aus.

Hack #4: Don´t assume – Weil Klarheit nicht von selbst entsteht

Bereitet Eure Fragestellungen, Entscheidungspunkte oder Eure Agenda auch im Meeting für alle sichtbar auf. Verwendet eine klare Sprache und eindeutige Formulierungen. Überlegt Euch, welche Fragen sinnvoll sind, zum Beispiel: Sucht Ihr nach einem Zweck: „Warum…?“Sucht Ihr nach einer Lösung: „Wie…?“Sucht Ihr eine klare Definition: „Was…?“ Sucht Ihr einen Verantwortlichen: „Wer…?

Schreibt in ganzen Sätzen. Das Notieren ist wichtig, um jedem ein Nachlesen zu ermöglichen und immer wieder auf die eigentliche Fragestellung zurückzuführen. So bleibt Ihr bei der Aufgabe. Und es zwingt Euch, genau zu definieren. Damit bleiben Ziel, Lösungen und/ oder Aufgaben weniger schwammig und bieten weniger Platz für Missverständnisse. Klarheit heißt auch, Erwartungen zu klären: Bereite die Agenda und Zielsetzung vor und versendet sie rechtzeitig vorab:

  • klar machen, worum es geht;
  • klar machen, was von wem in welcher Weise vorbereitet werden muss;
  • klar machen, ob ggf. etwas Neues (Methode) ausprobiert wird;
  • klar machen, was von wem ggf vorbereitet werden sollte.
Keine stille Post in Meetings spielen

Don´t assume: Stille Post kann ein lustiges Spiel sein, aber in Meetings sind Annahmen meist der Grund für Nichts-Tun. Und damit null Ergebnissen.

Hack #5: Player – Weil man nicht jedes Spiel in jeder Gruppe spielen kann

Diversität hilft zu einem besseren und sichereren Ergebnis zu kommen. Auch wenn der Weg dahin anstrengender ist. Löst Euch von Hierarchien, Politik & Feindbildern. Ladet auch Kritiker oder Fans ein. Erweitert Eure Perspektive. Um nah an den Kern des Themas zu gelangen, braucht Ihr Teilnehmer mit einer guten Expertise, verschiedenen Meinungen und Haltungen sowie unterschiedlichen Erfahrungswerten. Gespräche im Silo bleiben folgenlos.   Habt den Mut, auch Leute, die nur aufgrund ihrer Schulterklappen auf dem Verteiler stehen, nicht einzuladen. Oder habt den Mut aus diesem Grund auch selbst ehrlich abzusagen.

Produktive Arbeitsrunden sollten aus nicht mehr als 12 Personen bestehen. So kommt jeder zu Wort. Müsst Ihr Ideen oder Gedanken entwickeln, bewerten, sortieren oder entscheiden, stimmt Eure Methoden genau auf Ziel und Player ab. Stimmt die Methoden auch darauf hin ab, ob sie einfach zu erklären, durchzuführen und wirklich zielführend (statt nur vogue) sind.

Bei Meetings gilt es gemeinsame Stärken zu nutzen

Player: Dein Ziel, Dein Spiel, Deine Gruppe. Nutze die Stärken von allen – und lass sie gemeinsam spielen.

Hack #5: Jobs – Weil Rollen in einer Gruppe gut tun

Definiert, welche Rollen Ihr braucht, welche Rollen wichtig sind für welchen Arbeitsschritt. Das kommt auf die Gruppe und das Ziel an. Die Rollen können für verschiedene Arbeitsschritte auch unterschiedlich sein. Wenn es schnell gehen soll, muss jemand die Zeit im Blick haben. Wenn Ihr viel diskustieren wollt, sollte jemand das Gespräch moderieren und lenken. Wenn Ihr Entscheidungen treffen oder generieren wollte, sollte jemand die Ergebnisse darstellen und zusammenfassen (analog und digital). Legt fest, wer die Methode im Blick hat und eine gute Umsetzung sichert. Wie auch immer die Rollen heißen (Moderator, Time-Keeper, Dokumentator, Flow-Manager oder was auch immer Ihr braucht), nehmt die Rollen an und respektiert sie. Das heißt, sich darauf einzulassen und die Rollenträger anzunehmen. Ein Moderator nützt nix, wenn niemand auf ihn hört. Sucht Euch passende Hilfsmittel und setzt sie ein (Time-Timer, Ego-Buzzer o.ä.).

Bei Meetings gibt es unterschiedliche Rollen der Teilnehmer

Jobs: Du kannst nicht jede Rolle einnehmen. Solltest Du auch nicht. Aber Du musst die wichtigsten vergeben!

Über den Autor

Anja Zerbin

Anja Zerbin ist Culture Coach und hilft Menschen, Teams und Organisationen bei Klarheit, Fokus und Handlungsfähigkeit. Die studierte Kommunikations- und Medienwissenschaft hat 20 Jahre Unternehmenserfahrung in Kommunikations- und Veränderungsmanagement und war bis Ende 2020 als „Head of Digital Culture“ im Deutsche Bank Konzern tätig.

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