Vertrauliches unter regulatorischen Vorgaben schützen

Erste Financial Services sichert sensible Informationen in geschützten Datenräumen

Vertrauliche Informationen intern und bei der Zusammenarbeit mit Externen schützen – das war das Ziel der Erste Financial Services bei der Auswahl einer Cloud-Lösung. In Bezug auf die IT-Sicherheit galt es dabei, verschiedenste Vorgaben zu berücksichtigen. 

Dokumenten- und Datenschutz sind wichtig für Banken

Der Schutz von Daten und Dokumenten ist ein wichtiges Thema für Banken und Sparkassen.

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Der Finanzdienstleister Erste Financial Services (EFS) setzt zum Schutz von vertraulichen und sensiblen Dokumenten auf die Brainloop AG, den führenden Anbieter Cloud-basierter Lösungen aus München. EFS nutzt mit den Lösungen BoardRoom, CollaborationRoom und DealRoom fast das gesamte Produktportfolio und profitiert dabei nicht nur von der Sicherheit vertraulicher Informationen, sondern auch von mehr Transparenz und Effizienz in der Zusammenarbeit.

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Mobil und doch lokal

Als sich Stefan Tsirtsonis 2011 auf die Suche nach einem geeigneten Anbieter für Plattformen begab, um Dokumente in geschützten Räumen zu bearbeiten, hatte er klare Vorstellungen: „Wir wollten eine Cloud-Lösung, die eine Datenspeicherung in Deutschland sicherstellt und ebenfalls mit mobilen Endgeräten genutzt werden kann“, erinnert sich Tsirtsonis. Eine Entscheidung, die er auch heute als Leiter IT-Delivery und Servicemanagement bei der Ersten Financial Services GmbH nicht bereut: „Eine Eigenentwicklung kam für uns nicht in Frage. Es war für uns besonders wichtig, einen spezialisierten Anbieter hinzuzuziehen, der über das nötige Know-how verfügt und die Anforderungen im hochregulierten Bankensektor erfüllt. Das war bei Brainloop der Fall.“

Anfangs nur vom Top-Management eingesetzt, sind die ausgewählten Produkte inzwischen im gesamten Unternehmen verbreitet und werden unter anderem auch zur Zusammenarbeit mit externen Partnern genutzt.

Für jeden Geschäftsbereich die geeignete Lösung

Der BoardRoom unterstützt die Geschäftsführung und den Aufsichtsrat der EFS bei der effizienten Gremienarbeit. Ein großer Vorteil sind vor allem die mobilen Funktionen. Die Mandatsträger können sich über ihr Tablet mit der Brainloop iOS-App sicher anmelden und Dokumente jederzeit an jedem Ort kommentieren oder bearbeiten. Eine implementierte Revisionshistorie sorgt für die nötige Transparenz. Auch die Vorstands- und Aufsichtsratsbüros profitieren: Über die Plattform können bis zur letzten Minute Änderungen verarbeitet und Sitzungsmappen schnell und effizient erstellt sowie verteilt werden.

Mit dem CollaborationRoom wiederum konnte die EFS ihre organisatorische Transformation optimal umsetzen. Mit der Plattform arbeiten bis heute verschiedenste Abteilungen
und Gremien – von HR bis zum Firmenkundengeschäft – nachvollziehbar und sicher zusammen. Auch die Kommunikation mit Behörden und öffentlichen Stakeholdern erfolgt vertraulich. Die verschiedenen Funktionen zum Teilen und Bearbeiten von Dokumenten sind intuitiv zu erlernen, sodass jeder neue Anwender schnell eingearbeitet
ist. „Den fachlichen Support unserer Mitarbeiter übernehmen wir inzwischen selbst“, erklärt Tsirtsonis. „Falls ein technisches Problem auftritt, steht uns der Brainloop Support 24 Stunden am Tag zur Verfügung.“

Beim Verkauf von Portfolien verlässt sich auch die Muttergesellschaft EAA auf den DealRoom. Bei der Abwicklung von Wertpapieren, Krediten und Derivaten ist vertrauliche Kommunikation Pflicht. Bei diesen komplexen Prozessen müssen unter anderem Identitäten geheim gehalten oder chinesische Mauern errichtet werden. Hierfür ist der DealRoom perfekt geeignet. Der Administrator kann die Rechte eines jeden Nutzers individuell einrichten und festlegen, welche Dokumente sichtbar sind und Fragen im Verkaufsprozess mittels Q+A-Funktion strukturiert bearbeiten.

Große Erfahrungswerte in hochregulierten Branchen

Gerade in hochregulierten Branchen wie dem Finanzsektor sind die Anforderungen an IT-Sicherheit hoch. Das gilt für die Unternehmen genauso wie für Drittanbieter – so auch für Brainloop. Die Münchner sind somit bestrebt, die hohen Standards im Bankensektor zu erfüllen. Dazu gehören unter anderem die ISO 27001 und ISAE 3402. Dadurch erfüllt der Plattformbetrieb die von MaRisk und das Kreditwesengesetz (KWG) vorgeschriebenen Anforderungen. Auch Datenschutz- und IT-Sicherheitsgesetz sind voll erfüllt.

Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit Hand in Hand

Die Sicherheitsarchitektur erstreckt sich über das gesamte Produkt-Portfolio der Enterprise Suite. Alle Daten werden in hochverfügbaren Rechenzentren in Deutschland aufbewahrt. Der Zugang ist mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert. Durch das integrierte Administratormanagement können weder Brainloop noch die IT-Abteilung die Dokumente sehen, die auf den Plattformen abgelegt sind.

Das Thema „Verschlüsselung“ ist ein ebenso sensibler Schwerpunkt. Auszutauschende Daten werden sowohl auf dem Server und in der mobilen App als auch im Transfer mit 256-Bit verschlüsselt. „Das ist keine Dropbox-Lösung“, erklärt Tsirtsonis. „Brainloop bietet eine Vielzahl an Funktionen, mit denen wir unsere Unternehmensrichtlinien durchgängig umsetzen können.“

Nach mehr als fünf Jahren enger und erfolgreicher Zusammenarbeit ist der gemeinsame Weg noch lange nicht am Ende angelangt. Aktuell laufen Überlegungen, die Brainloop Plattform stärker in die Unternehmensinfrastruktur zu integrieren. IT-Experte Tsirtsonis wirft einen Blick in die Zukunft: „Wir prüfen gerade, ob wir Brainloop in unser Active Directory einbinden können.“

Fazit

Gerade Unternehmen in hochregulierten Branchen brauchen erfahrene Systemanbieter, auf die sie sich jederzeit verlassen können. Mit Brainloop hat die EFS einen zuverlässigen Partner gefunden, der sich optimal in die eigene Infrastruktur einfügt, echten Mehrwert bietet und gleichzeitig alle Sicherheitsanforderungen erfüllt.

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Über den Autor

Karolina Helldobler

Karolina Helldobler arbeitet seit 2010 als Account Manager bei der Brainloop AG. Sie verfügt über langjährige Erfahrung in der IT-Branche insbesondere in den Bereichen sicherer Datenaustausch, Dokumentenmanagement in der Cloud und Digitalisierung im Aufsichtsrat. Sie ist spezialisiert im Bereich Financial Services insbesondere für Bankenkunden und Finanzdienstleister.

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