In einem Prozess-Benchmarking werden ausgewählte Antragstypen im Kreditgeschäft verschiedener Sparkassen miteinander verglichen. Aus den unterschiedlichen Bearbeitungszeiten der Prozessabschnitte ergeben sich fünf Erfolgsfaktoren für effiziente Kreditprozesse.
Best Practice ermöglichen Banken umfangreiche Vergleiche zur Optimierung von Prozessketten.
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Ein Benchmarking ist immer von großem Interesse, beantwortet es doch die Frage: wie gut bin ich im Vergleich zu den anderen? Mit dem Prozess-Benchmarking im Kreditgeschäft der Sparkassen gehen wir noch einen Schritt weiter: wir zeigen nicht nur, wo das jeweilige Haus steht sondern beantworten auch die Frage, wie sich diese Prozesszeiten zusammensetzen. Damit zeigen wir auch die Grundlagen weshalb ein Haus die kürzesten Prozesszeiten hat und arbeiten Erfolgsfaktoren für effiziente Kreditprozesse heraus.
Prozess-Benchmarking 2024: Auswahl der Antragstypen
Die Vorbereitungen für das Prozess-Benchmarking begannen im November 2023. Mit der diesjährigen Unterstützung der Sparkasse KölnBonn wurden die analysierten Antragstypen spezifiziert. Diese sind die Grundlage für die Erhebung der Bearbeitungszeiten der teilnehmenden Institute.
Antragstypen des Prozess-Benchmarking 2024 für die Bereiche Baufinanzierung und gewerbliches Kreditgeschäft der Sparkassen.
Die diesjährigen Antragstypen aus dem Bereich der Baufinanzierung sowie des gewerblichen Kreditgeschäfts decken eine große Bandbreite der Anträge in der Marktfolge aktiv ab. Sie differenzieren sowohl risikorelevante als auch nicht risikorelevante Finanzierungen und unterscheiden sich bei Kundentypen und Objekttypen. Sie bilden die Basis für den Prozessvergleich.
Diskussionsbasis durch den Aufbau des Prozessvergleichs
Damit ein solcher Prozessvergleich gelingt, strukturieren wir den Prozess und gliedern ihn in Prozessabschnitte. Die Prozessabschnitte orientieren sich dabei an den Ergebnistypen, die im Laufe der Bearbeitung entstehen. Für jedes Haus werden nun die Prozesszeiten im Sinne der Bearbeitungszeiten nach den definierten Prozessabschnitten erhoben.
Das Ergebnis zeigt eine Übersicht je Antragstyp, welche Prozesszeiten je Prozessabschnitt anfallen. Hierbei zeigen sich dann die Unterschiede in der Bearbeitung. Diejenigen Sparkassen, die die geringsten Prozesszeiten je Prozessabschnitt und Antragstyp haben, erklären dann beispielsweise
- Was ist der Fokus bei der Analyse der wirtschaftlichen Verhältnisse?
- Worauf wird bei der Bewertung der Sicherheiten geachtet?
- Wie sind die Kontrollen konzipiert, um nicht unnötig Doppelarbeit zu haben?
Fünf Erfolgsfaktoren der Kreditbearbeitung
Die anschließende Diskussion der Teilnehmer aus den beteiligten Sparkassen hat gezeigt, dass ein effizienter Kreditprozess durch folgende fünf Faktoren gekennzeichnet ist:
- Frühzeitige Digitalisierung der Unterlagen (sog. „early Scan“) sowie vollständige Bearbeitung im System.
- Steigerung der Einreichungsqualität des Marktes durch bspw. eine Antragscheckliste nach Bearbeitungstypen, gegenseitige Hospitationen zwischen Markt und MF für ein besseres Verständnis der Belange des Anderen.
- Klare Schnittstelle zum Markt, indem nur der Vorcheck kommuniziert, um eine störungsfreie Produktion zu gewährleisten. Dies beinhaltet auch klare Regeln für die Bearbeitung der Anträge
- Eindeutige Aufgabenverteilung in der Marktfolge: qualifikationsgerechter Einsatz, keine Rollierung innerhalb der Marktfolge zur Steigerung der Wiederholhäufigkeiten.
- Einführung von Lean Management / KVP führt zu stärkerer Einbindung der Mitarbeiter und mehr Prozessverantwortung
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass diejenigen Sparkassen, die ein definiertes Produktionsmodell für die Marktfolge aktiv implementiert haben, die oben genannten Erfolgsfaktoren am besten umsetzen konnten.
Benchmarking = Lernen von Anderen
Ziel des Benchmarkings ist das Lernen von Anderen. Bei der ganztägigen Abschlussveranstaltung hat jedes Haus mit mehreren Vertretern teilgenommen. Je Antragstyp durfte das Haus mit den geringsten Prozesszeiten vorstellen, wie sich die Prozesszeiten zusammensetzten. Die anderen Teilnehmer konnten dann Verständnisfragen stellen und so die Unterschiede zu den eigenen Prozessen herausarbeiten. „Es war ein gelungener Tag, geprägt durch Diskussionen auf verschiedenen Ebenen. Wir schätzen den offenen und gleichzeitig vertraulichen Austausch mit den teilnehmenden Häusern.“ Holger Gerhardt, Sparkasse KölnBonn
Weitere Stimmen von der Veranstaltung geben einen Einblick in die Intensität des Austausches:
- „Sehr konkreter Austausch zu den Vorgehensweisen in den jeweiligen Häusern – keine Theorie. Erkenntnis: Viele Dinge kann man durchaus besser machen!“ (Thoralf Schumann, Sparkasse Südholstein)
- „Wir konnten den Fokus auf relevante Teilprozesse richten. Die Anregungen aus der Diskussion werden uns bei der Umsetzung von PPS weiterhelfen.“ (Jörg Müller, Stadtsparkasse Düsseldorf)
- „Durch die Diskussion mit Sparkassen aus unterschiedlichen Regionen konnten wir zahlreiche Impulse mitnehmen. Im Folgeschritt werden wir das Netzwerk für eine fachliche Vertiefung nutzen.“ (Hubert Schraff, Sparkasse Bodensee)
Zusammenfassende Bewertung – Prozess-Benchmarking 2025
Das Prozess-Benchmarking im Kreditbereich wurde bereits zum dritten Mal durchgeführt. Die Rückmeldungen der Teilnehmer bestätigen uns, dass wir auch 2025 wieder ein Prozess-Benchmarking durchführen werden. „Ein rundum gelungenes Event! Wir sind zum wiederholten Male dabei und werden auch in Zukunft den Austausch über diese Plattform suchen“ sagt Rene Bürger von der Sparkasse Bodensee.
Im Herbst 2024 werden wir hierzu einen Aufruf zur Teilnahme am Prozess-Benchmarking 2025 bei allen Sparkassen starten und freuen uns auf einen weiterhin anregenden und interessanten Austausch.
Benchmarking liefert Impulse zur Verbesserung des Kreditprozesses
Impulse zur Verbesserung des Kreditprozesses sind für jede Sparkasse immer willkommen. Mit dem Prozess-Benchmarking für Sparkassen schaffen wir die Basis für diesen inhaltlichen Austausch. Die Antragstypen und die Strukturierung nach Prozessabschnitten geben den Rahmen für die Inhalte.
Die Rückmeldungen der Teilnehmer zeigen, wie wertvoll dieser Austausch ist. Dabei geht die Diskussion weit über die Abschlussveranstaltung hinaus. Die Teilnehmer sehen dies als Austauschplattform, um Kontakte auf Augenhöhe zu knüpfen und die Diskussion im Nachgang auch weiterführen zu können.
