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Die Ära des Büros wie wir es kannten ist vorbei

Das Konzept Büro muss neu gedacht werden

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Damit das Büro eine Zukunft hat, muss es den Mitarbeitern einen Mehrwert bieten. Eine Collaboration Software und Laptop reichen nicht mehr aus, um innerhalb und außerhalb des Büros effektiv und produktiv zu sein. Es muss völlig neu gedacht werden.

Konzept für das Büro der Zukunft In einer hybriden Arbeitswelt

Das Konzept für das Büro der Zukunft In einer hybriden Arbeitswelt.

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Im letzten Jahr haben viele erlebt, wie das Büro von einem Tag auf den anderen an den heimischen Küchentisch verlegt wurde. Was anfangs noch ungewohnt war, ist mittlerweile zum Alltag geworden – auf die Flexibilität und Entscheidungsfreiheit die das Homeoffice mit sich bringt wollen viele nicht mehr verzichten. Auch in Zukunft wünschen sich laut einer aktuellen Cisco Studie 86 Prozent der Befragten mehr Eigenverantwortung bei der Festlegung, wie und wann sie arbeiten. Aber was bedeutet das für die Zukunft des Büros?

Eines ist klar: In einer hybriden Arbeitswelt hat das Büro als reiner Ort zum Arbeiten ausgedient, denn das ist nun auch im Homeoffice möglich. Damit das Büro eine Zukunft hat, muss es den Mitarbeitern daher einen Mehrwert bieten. Es muss ein Ort sein, der Kreativität, Zusammenarbeit und Partizipation fördert – den Mitarbeitern gerne nutzen, weil die auf sie individuell zugeschnittene Ausstattung und Angebote, sowie die Kultur bestimmte Arbeiten erleichtern.

Das Büro, ein Ort der Kollaboration

Mit zunehmender Dauer von Remote Work vermissen die Mitarbeiter das soziale Miteinander mit den Kollegen. Ein Grund, um dem Büro in Zukunft einen Besuch abzustatten wird daher die persönliche Zusammenarbeit und der kreative Austausch mit den Kollegen sein. Dabei ist es wichtig, auch auf die nötigen Voraussetzungen für hybrides Arbeiten zu achten, so dass remote arbeitende optimal mit den Mitarbeitern vor Ort interagieren können. So wird verhindert, dass sie sich als Teilnehmer zweiter Klasse fühlen.  Das gelingt beispielsweise durch Lösungen, wie das Webex Room Panorama.

Individualität als Basis des Bürokonzepts

Aber nicht nur Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten müssen zusammengebacht werden. Das Büro hat auch die Aufgabe unterschiedliche Arbeitsaufgaben und -stile zu unterstützen. Es muss eine Atmosphäre geschaffen werden in der sich jeder Arbeitstyp willkommen fühlt und sich gerne seiner Arbeit widmet – unterstützt durch innovative Angebote, ausgerichtet auf individuelle Bedürfnisse. Je personenbezogener und wandelbarer die Arbeitsumgebung, desto wohler fühlen sich Mitarbeitende. So bevorzugen einige einen Ort an dem sie in Ruhe arbeiten können: Beispielsweise in Form von Fokus-Räumen. Andere hingegen benötigen den täglichen Austausch und den Kontakt zu anderen. Auch das erfordert einen Raum, der entsprechend gestaltet ist und den kreativen Austausch auf ein neues Level hebt. Daher braucht es neben Räumen, die einem dedizierten Zweck dienen – zum Beispiel Fokusräume – auch sogenannte Multipurpose-Räume. Diese sollten trotz ihrer Spezialisierung flexibel an das jeweilige Nutzungsszenario, wie beispielsweise Co-Creation, Training oder für Veranstaltungen angepasst werden können.

Bisher waren Arbeitsumgebungen hauptsächlich auf die Funktion und die Rolle der Mitarbeiter ausgerichtet. Heute hingegen stehen vor allem der Arbeitstyp und der Mensch im Fokus. Damit dieses Konzept Erfolg hat, muss sich das auch in der Unternehmenskultur widerspiegeln: Es gilt Hierarchien und alte Strukturen aufzubrechen und eine Vertrauenskultur zu etablieren.

Der Ort, der die Unternehmensidentifizierung steigert

Das alles trägt zu einer weiteren wichtigen Funktion des Büros bei: Der Identifizierung mit dem Unternehmen. Das Büro ist der Ort, der die Mitarbeiter motiviert für das Unternehmen zu arbeiten. Am Abend sollte der Arbeitsplatz mit der Gewissheit verlassen werden warum man unbedingt für dieses Unternehmen arbeiten will. Wenn ein Büro diese Begeisterung erreicht, dann haben die Planer alles richtig gemacht.

Moderne Sensorik zur Raumplanung

Für ein solches Bürokonzept muss auch technisch gesehen einiges beachtet werden. Ein wichtiger Aspekt dabei ist die unkomplizierte Raumnutzung. Mitarbeiter sollten schnell und unkompliziert Räume buchen können, die sie für ihre Termine brauchen. Am besten bequem über das Smartphone, idealerweise unterstützt durch KI, die automatisch den jeweiligen Bedarf erkennt und Räume bucht. Auf jeden Fall sollte der Gedanke: Bekomme ich den Meeting-, Kreativ- oder Fokus-Raum, den ich heute brauche, den Mitarbeitern auf dem Arbeitsweg nicht beschäftigen. Hier kann Sensorik unterstützen.

Mit Hilfe entsprechender Sensoren kann die Anzahl der Personen, die sich in einem Raum aufhalten erfasst und Mitarbeiterströme analysiert werden. In den Cisco Video Raumsystemen beispielsweise ist eine solche Sensorik bereits integriert. Dabei gewährleisten die Funktionen optimalen Datenschutz und hohe Sicherheit, da alle Informationen anonymisiert erfasst werden. Die gewonnenen Daten können für eine Analyse der Auslastung und Belegungsplanung von Konferenzräumen genutzt werden. Aber auch, um Fokus- und Kreativräume zu planen oder zu erweitern, sind solche Daten wertvoll. So können die Meeting-Räume an die Auslastung und Nutzungsaktivität angepasst werden. Die Erkenntnisse aus der Analytik erleichtern zudem nötige Umbauten, um physische Distanzierungsanforderungen und Sicherheitsbestimmungen einzuhalten, die aufgrund der aktuellen Pandemie nötig sind. Mit entsprechenden Sensoren kann ebenso die Luftqualität gemessen werden.

Cisco bietet Lösungen und Unterstützung

Es ist wichtig, bereits jetzt darüber nachzudenken, wie das Büro in Zukunft aussehen soll. Ein qualifizierter Partner wie Cisco hilft, die besten Optionen für Finanzunternehmen zu finden und durch die verfügbaren Auswahlmöglichkeiten zu navigieren. Um ein solches Projekt zum Erfolg zu führen, ist es entscheidend die richtigen Personen im Unternehmen einzubeziehen. Dazu gehören sowohl das Facility-Management als auch die HR- und IT-Verantwortlichen.

Ein externer Partner, wie Cisco, fungiert dabei als Coach und Vermittler zwischen den Parteien und beschleunigt so die Entscheidungsfindung. Um dabei optimal unterstützen zu können haben sich Cisco und der Raumausstatter Vitra zusammengeschlossen und verschiedene Konzepte erarbeitet, die sowohl den technischen als auch räumlichen Anforderungen des „New Offices“ gerecht werden. Wie das genau aussieht ist im Vitra Workspace in Frankfurt zu sehen.

Fazit: Das Büro wird Bestand haben

Das Büro wird Bestand haben, allerdings wird sich seine Funktion komplett wandeln. Es ist der Ort, an dem alle in ihrer individuellen Art zu arbeiten unterstützt werden. Auch die Identifizierung mit dem Unternehmen und gegenseitige Inspiration finden hier statt. Dazu müssen das Raumkonzept und die Unternehmenskultur weiterentwickelt werden. So lässt sich das Potenzial von neuen technischen Ausstattungen voll ausschöpfen. Aber natürlich spielen auch die Skalierbarkeit und die Kompatibilität der verschiedenen Lösungen eine wichtige Rolle. Denn noch ist nicht abzusehen, wie viele Mitarbeitern nach der Pandemie in welcher Regelmäßigkeit die Büroräume nutzen werden. Daher sollten die Lösungen, die verwendet werden, im besten Fall erweiterbar und skalierbar sein.

Über den Autor

Christian Vogt

Christian Vogt verantwortet die Positionierung des Collaboration-Portfolios für neue Arbeitsplatz- bzw. Bürokonzepte bei Cisco Systems. In dieser Tätigkeit verknüpft er IT mit Bereichen, wie HR, Facility Management oder Corporate Real Estate. In seiner Rolle hat er nicht erst seit der Corona-Pandemie mit Unternehmen zu tun, die sich für die Frage interessieren, wie wir in Zukunft arbeiten werden.

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