Asset Servicing bei der Hauck Aufhäuser Lampe Privatbank AG

Soziale Potentiale im System Sparkasse entfalten

Ein Tool zur Hebung stiller Produktivitätsreserven

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Was machen Sie wenn bekannte Konzepte und Optimierungsansätze nicht mehr wirken?  Das Tool, das sichtbar macht, was Nebel überdeckt. Ich möchte Sie einladen zum Versuch, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Mittelpunkt zu stellen.

Steigerung von Effizienz und Effektivität in Regionalbanken

Viele Regionalbanken wollen ihre Effizienz und Effektivität steigern.

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Es braucht seine Zeit, um zu verstehen, dass die wiederholte Optimierung von Strukturen und Organisationsystemen nur Basics sein können. Der wirkliche Schlüssel liegt im sozialen System Sparkasse und in den unzähligen Interaktionen, die dort täglich stattfinden.

Unsere Branche erfährt seit Jahren eine Margenreduzierung bei gleichzeitigem Kostendruck. Kosten sind leichter zu drücken, als man Ertrag und Ergebnis stabilisieren bzw. steigern kann. Aber stimmt das wirklich?

Na, ja auf jeden Fall sind wir seit Langem so unterwegs. Personalkapazitäten haben wir x-mal angepasst. Die Aufbauorganisation wurde mehrmals umgebaut. Neue Organisationsformen werden eingeführt, zum Beispiel eine Netzwerkorganisation. Mit OSPlus bzw. OSPlus neo haben wir das leistungsfähigste Kernbanksystem, dass wir je hatten. Optimierung und Standardisierung unserer Prozesse sind schon zur Routine geworden, mit den modernsten Mitteln, die die Sparkassenorganisation bietet.

Wo bleibt der Mensch?

Wo aber bleibt der Mensch, mit seinem Engagement, seinen Ideen und seiner Motivation?

Für unsere Systeme haben wir viele Konzepte und Ansätze. Aber für die Menschen? Was wird für sie getan?  Dass sie z.B. mit den vielen Veränderungen klarkommen? Und was tun wir gegen die Arbeitsverdichtung? Diese steigt bekanntermaßen ständig und mit ihr nehmen auch die Reibungsverluste überproportional zu.  Von denen bekommen wir Vorstände eher nur rudimentär etwas mit. Die bisherigen Konzepte und Ansätze bieten dafür nichts. Personalentwicklung ist gut und wichtig, kann aber nur punktuell Linderung verschaffen und beinhaltet keine ganzheitlichen Perspektive.

Und genau danach habe ich gesucht. Es musste doch einen Ansatz geben, der nicht wie bisher auf unsere Systeme, deren Prozesse und auf die Organisationsfragen abzielt, sondern die Menschen und ihre Interaktionen in den Mittelpunkt stellt. Dabei sollte die intrinsische Motivation die Bedeutung erfahren, die dieser zukommt.  Das Arbeiten sollte motivierend und leichter sein; unsere Mannschaft sollte begeistert und aktiv die Prozesse beherrschen und Veränderungen angehen.

Ich bin davon überzeugt, dass falls nur 30 Prozent der Projekte, die wir bisher gemacht haben, darauf abgezielt hätten, wir schon viel weiter wären.

SPR4 misst das soziale System eines Kreditinstituts

Lange habe ich gesucht und dann endlich gefunden. Ich bin auf SPR4 gestoßen. Ein Messsystem? Ausgelegt auf das soziale System eines Kreditinstituts und die Interaktionen? Das hatte ich zuvor noch nie gehört und war höchst interessiert.

Nachdem ich mir SPR4 genau angesehen hatten, war mir klar: Genau das hatte ich in meiner Vorstellung.

Wir müssen nichts vorab analysieren oder vorbereiten. Es gibt keine Schulungen o. ä.

SPR4 ist ein digitales Messystem, das die stillen ProduktivitätsReserven® misst. Es werden die vielen Interaktionen gemessen, die in der Belegschaft täglich stattfinden. Meine Erfahrung sagt mir, dass in den Interaktionen der Sand im Getriebe steckt, der überwiegend aus organisationalen Gründen entsteht, aber auch individuelle menschliche Ursachen haben kann. Der Aufwand war für uns überraschend gering. Nur eine einmalige Dateneingabe unserer Beschäftigten, die rund 20 bis 30 Minuten dauerte.

Umfassendes Bild des sozialen Systems Sparkasse

Kurze Zeit nach der Messung lagen die Daten vor. Wir erhielten ein genaues und umfassendes Bild des sozialen Systems unserer Sparkasse. Vieles was wir vorher geahnt hatten, war nun mit Daten und für uns sichtbar unterlegt. Es gab auch Überraschungen.

So zeigten sich erhebliche Verwerfungen beim Umgang mit unseren, offensichtlich intransparenten und wenig verständlichen Informationssystemen und deren Brauchbarkeit. Rückdelegation und die Beschäftigung mit Cc-Mails waren deutlich größere Zeitfresser als erwartet. Das „Silodenken“ der funktionalen Einheiten war durch die permanenten Restrukturierungen sehr ausgeprägt.

Soziale Potentiale in der Sparkasse heben

Auf Basis der Daten haben wir entschieden drei Freiwilligen Teams zu bilden, die sich um die Themen Intranet/Informationsfluss, Zusammenarbeit und Fehlerkultur kümmern sollten. Hier haben wir aufgrund der gemessenen SPR4 -Stunden und der großen Auswirkung auf die Leistungserbringung den größten Hebel gesehen. Das Engagement unserer Mannschaft war groß, denn schließlich waren es ihre Themen und ihre Daten. Die Verbesserungen haben sie selbst gestaltet und sie haben selbst den Nutzen. Wir vom Vorstand waren involviert in dem wir die Ziele und Rahmenbedingungen vorgegeben, die Steuerung hatten und die Ergebnisse freigegeben haben.

Natürlich mussten zur Abarbeitung der Ergebnisse und Erkenntnisse die Rahmenbedingungen geschaffen werden. Dazu bedarf es neben technischen Projekttools auch zeitlicher Freiräume um dies zu ermöglichen.

Soziale Potentiale wurden gehoben

Was haben wir erreicht:

  • Der Benefit ist um ein vielfaches höher… Z.B erwirken Sie den starken Rückgang des Silodenkens und viel weniger Reibungsverluste in der Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Bereichen oder auch weniger Zeitaufwand bei Themen wie Informationsfluss, Intranet, Strategieüberarbeitungen, regulatorischen Neuerungen die einer starken bereichsübergreifenden Interaktion bedürfen, u v. m.
  • Auch mehr Achtsamkeit und Verantwortungsbewusstsein zieht sich seither durch das Haus. Besonders fällt uns auf, dass an den Schnittstellen zwischen Markt und Marktfolgen auf.
  • Die eingeholten Feedbacks und die 2. Messung zeigen Erfolge. Die Belegschaft erlebt deutlich spürbare Erleichterungen im Workflow.
  • Wir konnten stille ProduktivitätsReserven®, die bisher verborgen waren, heben.

Neben einer Sachkostenreduzierung  von 500 TEUR, konnten wir im 1. Schritt knapp 8 MAK effizienter einsetzen. Anders gesagt: Wir konnten unsere Erträge weit über das in den Business Cases dokumentierte Niveau hinaus, steigern.  Unser Provisionsertrag nahm um 16 Prozent von 2019 bis 2021 zu. Der Trend hält auch im Jahr 2022 unvermindert an.

Ein Booster für unsere Sparkasse

Alle profitieren. Die Mitarbeiter, weil wir viel Sand aus dem Getriebe entfernen konnten. Das haben alle gemerkt. Die neuen Daten aus der 2. Messung vom Juli 2022 belegen das eindrucksvoll. Unsere Sparkasse profitiert, weil wir mit der gleichen Mannschaft mehr schaffen und unser Ergebnis deutlich über Budget steigern konnten. Und unsere Kunden, weil unsere Berater mehr Zeit für sie haben und deshalb nicht mehr so unter Druck stehen. SPR4 ist ein Booster für unsere Sparkasse.

Über den Autor

Ludwig Zitzmann

Ludwig Zitzmann ist Vorsitzender des Vorstandes der Sparkasse Oberpfalz Nord. Zuvor war er stellv. Vorstandmitglied der Stadtsparkasse Weiden i.d.OPf. Seine Karriere begann er als Kundenberater, war u.a. stv. Geschäftsstellenleiter, Verkaufstrainer sowie Verbandsprüfer in der Prüfungsstelle des Bayerischen Sparkassen- und Giroverbands.

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