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Erfolgsfaktor Kommunikation – Immer und überall

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Interaction Room als Erfolgsfaktor für Projekte

Erfolgsfaktor Projektmanagement

Für den Erfolg von Projekten ist Projektmanagement und Kommunikation von essentieller Bedeutung
© Shutterstock

Zielgerichtete transparente Kommunikation sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein – gerade vor dem Hintergrund, dass IT-Projekte immer komplexer werden und die Anzahl der Stakeholder wächst. Mit dem „Interaction Room“ stemmen Sie diesen Erfolgsfaktor und schaffen eine gemeinsame Projektverantwortung.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für IT-Projekte ist die zielgerichtete Kommunikation zwischen Fach- und IT-Experten. Mangelhaftes Verständnis zwischen diesen Gruppen führt zu fehlerhaft umgesetzten Anforderungen und schlimmstenfalls zum Verlust der gemeinsamen Projektvision. Software-Entwicklungsprozesse – auch agile – geben in der Regel keinen Rahmen vor, wie sich die Teams mit den inhaltlichen Aspekten eines Projekts auseinandersetzen können. Mit dem Interaction Room unterstützen wir Sie, die Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Anwendungslandschaft transparenter darzustellen und die Basis für effiziente Abstimmungsprozesse zu schaffen.

Was ist der Interaction Room?

In Zeiten, in denen alles digital wird, Projekte immer komplexer werden und die IT und Fachbereiche sich immer mehr entfremden, wird die zwischenmenschliche Kommunikation immer wichtiger. Genau dafür hat das Institut paluno – The Ruhr Institute for Software Technology der Universität Duisburg-Essen – den „Interaction Room“ entwickelt.

Wir haben den Interaction Room schon in zahlreichen Kundenprojekten eingesetzt. Dieser echte, begehbare Raum sorgt in strukturierter Weise dafür, dass alle Projektbeteiligten zielgerichtet und erfolgsorientiert an einem Strang ziehen.

Interaction Room als realer Raum

Der Interaction Room ist ein realer, begehbarer Raum für die Projektmitarbeiter

Der Interaction Room macht die Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Anwendungslandschaft transparent und schafft die Basis für effiziente Abstimmungsprozesse. Er ist eine Methode, die das Interesse der Beteiligten auf den Projektfortschritt lenkt und dazu beiträgt, dass alle die Vision von der zu entwickelnden Software kontinuierlich weiterentwickeln. Der Interaction Room ist kein theoretisches Konzept, sondern hat sich im Unternehmensumfeld bereits bewährt.

Ziele des Interaction Room

Der Einsatz des Interaction Room dient mehreren Zielen:

  • Verständnis und Kollaboration aller Stakeholder fördern, um ein gemeinsames Project Ownership von Business und IT zu erreichen.
  • Zusammenhänge zwischen Prozessen, Daten und Anwendungslandschaft transparent machen, um eine Kooperationsbasis für Abstimmung zu schaffen.
  • Komplexität, Aufwands- und Werttreiber hervorheben, um den Entwicklungsfokus auf die wichtigen Aspekte zu legen, Unsicherheiten und Missverständnisse sichtbar machen und eine Kooperationsbasis für deren Klärung zu schaffen.
  • Projektfortschritt im Gesamtkontext veranschaulichen, um Risiken früh zu erkennen und rechtzeitig gegensteuern zu können.

Das Konzept des Interaction Room

Viele (auch agile) Software-Prozessmodelle geben nur einen organisatorischen Rahmen für den Projekt-ablauf vor, bieten aber keine Unterstützung für die zielgerichtete inhaltliche Auseinandersetzung des Teams mit dem zu entwickelnden System.

Mangelndes gegenseitiges Verständnis von Business und Technologie ist jedoch einer der Hauptgründe für das Scheitern von Software-Projekten.

Der Interaction Room fokussiert die Kommunikation zwischen allen Stakeholdern im Projekt auf die wirklich wichtigen, erfolgskritischen Aspekte. Intuitive Visualisierungsmethoden sorgen dafür, dass Unsicherheiten und Risiken früh erkannt und ausgeräumt werden.

Der Interaction Room hilft Projektzusammenhänge zu verstehen

Modelle auf Whiteboards setzen die kritischen Aspekte des Systems auf einen Blick in den Zusammenhang:

  • Das Backlog schafft den Überblick über geplante und bearbeitete Funktionen.
  • Das Geschäftsprozessmodell veranschaulicht zu realisierende Abläufe in der Fachdomäne.
  • Das Objektmodell verdeutlicht Beziehungen zwischen fachlichen und technischen Datenstrukturen.
  • Die Migrationslandkarte macht die Komplexität von Daten-Transfers aus Legacy-Systemen handhab-bar.
  • Das Integrationsszenario illustriert Schnittstellen zu und Abhängigkeiten von umliegenden Systemen.

Die Modelle bleiben absichtlich skizzenhaft – frei von strikter Syntax, um allen Stakeholdern einen einfachen Zugang zu ermöglichen. Sie dienen nicht der formalen Spezifikation, sondern der Verdeutlichung von Zusammenhängen und der Identifikation von kritischen Punkten, die in klassischen Spezifikationen allzu oft untergehen. Der Fokus auf die wertschöpfenden Aktivitäten der zu unterstützenden Geschäftsprozesse lässt Fachbereiche und IT enger zusammenrücken.

Pragmatische Modellierungen im Projektablauf

Modellierungen bleiben pragmatisch

Komplexitäts-Hotspot hervorheben

Komplexität steckt oft, wo sie auf den ersten Blick nicht vermutet wird. Mit Wert- und Aufwands-Annotationen werden Risikoquellen identifiziert und Werttreiber markiert, um sie für alle Stakeholder nachvollziehbar zu machen. Dadurch wird die Aufmerksamkeit von Aspekten, die in bisherigen Modellen gleichgewichtet sind, hin zu sonst unsichtbaren und implizierten Aspekten verschoben.

Exemplarische Schwerpunkte die dabei durchleuchtet werden sind z. B. an welchen Aktivitäten arbeiten (wie) viele Leute mit? Wo schlagen organisatorische oder regulatorische Anforderungen durch? Wo könnten Performanz-Probleme drohen? Wo kann und will man auf vollständige Automatisierung verzichten? Wo könnten noch unerkannte Schwierigkeiten drohen?

Vorteile und Nutzen des Interaction Room

Durch die frühzeitige Identifikation der Wert- und Aufwandstreiber können Sie den Prioritätsfokus auf die inhaltlich wirklich wichtigen Dinge legen, Unsicherheiten reduzieren, Missverständnissen vorbeugen und dadurch Aufwände deutlich verringern.

Bei allen Skizzen und Annotationen stellen wir die immer gleichen Fragen: „Geht’s auch schlanker? und „Was passiert, wenn man das weglässt?“. Dadurch tragen wir dazu bei, dass die z.B. die Software durch späte Anforderungen nicht immer nur größer wird, sondern dass durch das Weglassen von zu frühen Anforderungen ein Gegengewicht entsteht.

Investieren Sie mit adesso in einen effizienten Projektablauf und bestmögliche Ergebnisse Ihrer Herausforderungen.

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Über den Autor

Arne Sötje

Arne Sötje ist Leiter des Competence Center Business Consulting für Banken bei adesso. Der studierte Diplom-Wirtschaftswissenschaftler und Wirtschaftsinformatiker befasst sich seit mehr als 10 Jahren mit strategischen Lösungen für Finanzdienstleister mit den Schwerpunkten Asset Management und Regulatorik. Darüber hinaus beschäftigt er sich mit der Organisationsentwicklung, Change Management und der Moderation von komplexen Themen.

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