Wie die BBBank Robotic Process Automation als Enabler nutzt

Digitale Transformation in einer Genossenschaftsbank

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Der Einsatz von Robotic Process Automation ist ein wichtiger Baustein der digitalen Strategie der BBBank. Durch ein zielgerichtetes Vorgehen kann die digitale Transformation wirksam unterstützt werden, mit Vorteilen für Bank und Kunden.

Einsatz von Robotic Process Automation in einer Regionalbank

Der Einsatz von Robotic Process Automation unterstützt die digitale Transformation einer Bank.

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Robotic Process Automation (RPA) ist eine Kerntechnologie, um die Automatisierung ausgewählter Prozesse voranzutreiben. Die Vorteile der Technologie sind vor allen Dingen eine kurze Time-to-Market und rasche Amortisationszeiten.

Dank RPA war es der BBBank möglich, die Backoffice-Prozesse schnell zu automatisieren, um so den geänderten Herausforderungen des Marktes mit der bestehenden Systemlandschaft zu entsprechen.

Wesentliche Vorteile von RPA

Software-Roboter können in vielen Fällen effizienter und ohne Probleme auf unterschiedliche Anwendungen und Systeme zugreifen als dies ein Mensch tun würde. Die aufwändige Anpassung von Schnittstellen oder Änderungen an den bestehenden IT-Systemen ist somit nicht erforderlich. Dabei konnten in den umgesetzten Prozessen Automatisierungsquoten zwischen 70 und 100 Prozent erreicht werden.

Neben der reinen Automatisierungsquote war es ein weiteres Ziel, die Servicezeiten gegenüber den Kunden auszuweiten – auch dafür bietet sich der Einsatz von RPA an. RPA kann Anfragen 24 Stunden, sieben Tage die Woche bearbeiten, nahezu fallabschließend und ohne zu ermüden. Dadurch werden die Angestellten von repetitiven Routineaufgaben entlastet.

Das hat einen doppelten Effekt: Die so entlasteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen einerseits verstärkt für wertschöpfende Aufgaben zur Verfügung. Zum anderen arbeitet RPA ohne Ausnahme regelbasiert und dokumentiert zugleich jeden Schritt. Dadurch ist RPA für die stark durch die Regulatorik geprägte Finanzbranche aus Compliance- und Sicherheitsgründen ideal.

Vorgehen bei der Auswahl der Prozesse für eine Umsetzung über RPA

Besondere Bedeutung für einen erfolgreichen Einsatz von RPA kommt der Auswahl der richtigen Prozesse zu. Einige Kriterien für die Prozess-Auswahl sind:

  • Die Daten liegen strukturiert vor.
  • Der Prozess ist standardisiert.
  • Der Prozess ist hochvolumig.
Prozesskriterien für den Einsatz von Robotic Process Automation

Merkmale von Prozessen, die für den Einsatz von Robotic Process Automation besonders geeignet sind.

Weiterhin ist es für eine objektive Auswahl der Prozesse sinnvoll, eine Entscheidungsmatrix zu erstellen anhand derer die zur Umsetzung anstehenden Prozesse bewertet werden. Hierbei können neben einer Kosten-/Nutzenbetrachtung weitere Aspekte, wie zum Beispiel die Erweiterung von Servicelevels gegenüber Kunden oder die Sicherstellung regulatorischer Anforderungen bewertet werden.

Technische Umsetzung erst nach Optimierung des Prozesses

Nach der auf Basis der Entscheidungsmatrix getroffenen Prozessauswahl ist es erforderlich, vor einer Umsetzung über RPA eine Prozessoptimierung durchzuführen. Hierdurch kann zum einen eine deutlich einfachere, schnellere und damit kostengünstigere technische Umsetzung sichergestellt werden. Zum anderen wird die Voraussetzung geschaffen, eine möglichst hohe Automatisierungsquote in dem Prozess zu erzielen.

Weiterhin kann es durch die Umsetzung über RPA notwendig sein, einzelne Prozessschritte im Prozessablauf zu „drehen“, sprich gegebenenfalls nachgelagerte Prozessschritte an den Anfang des Prozesses zu stellen. Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, um frühzeitige Aussteuerungen an den Sachbearbeiter oder an den Einreicher des Prozesses sicherzustellen.

Ziel einer Prozessoptimierung vor einer Umsetzung über RPA sollte es sein, einen standardisierten Prozess mit klar definierten Entscheidungskriterien und Prozessschritten sowie das Vorliegen von strukturierten Daten im gesamten Prozessablauf zu haben. Dies ist die Basis für eine hohe Automatisierungsquote. Hierbei sollte eine Automatisierungsquote von 70 bis 80 Prozent angestrebt werden. Erfahrungsgemäß ist eine vollständige Automatisierung von 100 Prozent aller Prozessdurchläufe mit sehr hohem Umsetzungsaufwand verbunden.

Dies rechnet sich unter Kosten/Nutzenaspekten nur in sehr seltenen Fällen. Vielmehr sollte das Ziel sein, die Mitarbeiter durch die Automatisierung der Standardfälle zu entlasten und somit Freiraum für die Bearbeitung der komplexeren Fälle zu haben.

Abkehr von scheindigitalen Prozessen und Verbesserung der Service Levels gegenüber dem Kunden

Bisher vorhandene scheindigitale Prozesse – zum Beispiel Kundenaufträge, die online über die Webseite vom Kunden erfasst, aber intern weiterhin manuell verarbeitet – können über RPA komplett digital, fallabschließend und ohne manuellen Aufwand abgewickelt werden.

Das entlastet einerseits die Mitbearbeiter enorm, da eine manuelle Erfassung nun nicht mehr nötig ist. Andererseits verbessert der RPA-Einsatz den Service- Level, da der Service nun täglich – auch an den Wochenenden und an Feiertagen – zur Verfügung steht. Dabei kann auch eine Rückmeldung über die erfolgte Durchführung des Prozesses oder auch der Hinweis auf eine Fehleingabe zeitnah an den Kunden erfolgen.

Ein weiterer Benefit im Rahmen der digitalen Transformation ist die Kopplung von RPA mit mobilen Lösungen wie Apps oder Web-Interfaces. So werden die Daten direkt digital verarbeitet. Die Kombination aus intelligenten User Interfaces und RPA ermöglichen so weitere Schritte zur volldigitalen Bank der Zukunft.

RPA ist wichtiger Eckpfeiler in der digitalen Transformation

Prozesse werden schnell, leichter skalierbar und effizienter. RPA ist somit ein wichtiger Eckpfeiler in der digitalen Transformation der Bank. Die manuelle Bearbeitung von Prozessen ist zeit- und kostenintensiv sowie fehleranfällig. Task-Queues füllen sich und die Mitarbeiterzufriedenheit sinkt. Mit der Integration von RPA in die digitale

Gesamtstrategie werden das Backoffice durch Automatisierung entlastet, die Prozesseffizienz erhöht und Servicezeiten ausgeweitet, ohne dabei in bestehende Infrastrukturen einzugreifen.

Ziele der Prozessgestaltungen durch Einsatz von RPA

Drei Effekte durch den Einsatz von Robotic Process Automation.

Fazit: Vielfältige Vorteile von Robotic Process Automation

Mithilfe von Robotic Process Automation in der Finanzbranche lassen sich Prozesse optimieren und die wertschöpfenden Fähigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter effizienter einsetzen. Weitere Möglichkeiten die sich durch den Einsatz von RPA ergeben sind die Verbesserung der Service Levels gegenüber den Kunden sowie die digitale end-to-end Prozessdurchführung.

Über den Autor

Stefan Welte

Stefan Welte ist als Projektleiter im Inhouse Consulting der BBBank in Karlsruhe tätig und verantwortet RPA, Organisations- und Prozessoptimierungsprojekte. Der erfahrene Berater war nach seiner bankkaufmännischen Ausbildung und seinem anschließenden Studium an der Bankakademie zunächst als Consultant für eine deutsche Unternehmensberatung und eine großen deutschen Kredit-Processing-Servicegesellschaft tätig.

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