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Grundlagen des Personalmanagements einfach und sicher erklärt

Firmengründer sind gezwungen, sich früh mit dem Bereich Personalwesen oder -Management auseinanderzusetzen, da dieses Feld in vielerlei Hinsicht über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheidet.

Personalmanagement ist wichtig für Existenzgründer

Existenzgründer sollten sich von Anfang an mit Personalmanagement befassen.

Sofern ein Gründer nicht jeden Teilaspekt der Unternehmensführung und des Tagesgeschäfts selbst übernehmen möchte, ist er auf fleißige und kompetente Mitarbeiter angewiesen, die seine Vorstellungen oder Ideen teilen und umsetzen. Für unerfahrene Startups ergeben sich hier erste Schwierigkeiten, wenn es darum geht, einen Kostenplan aufzustellen, eine gerechte und angemessene Entlohnung sicherzustellen sowie Rechte und Pflichten gegenüber Angestellten wahrzunehmen etc.

In Verbindung damit können Unternehmer bereits im Voraus mögliche finanzielle Engpässe ausmachen, die zusätzliche Kapitalzuflüsse in Form von Krediten o. Ä. erfordern.


Angehende Arbeitgeber sollten sich in jedem Fall also einen umfassenden Grundsatzplan zurechtlegen, den sie Schrittweise abarbeiten.

Schritt 1: Personalplanung

Ziel sollte es sein, die kurz-, mittel oder langfristige Deckung der Mitarbeiterkapazitäten zu erreichen. Es gilt also, den eigenen Bedarf zu errechnen und auf die jeweiligen, wichtigen Geschäftsfelder aufzuteilen. Auch gewünschte individuelle Qualifikationen und Eigenschaften der Angestellten sollte der Arbeitgeber an dieser Stelle evaluieren. Denn schließlich möchte er im Optimalfall ein Team zusammenzustellen, mit dem er auf Ausfälle, Auftragsmangel sowie Auslastungsschwankungen, volatile Märkte und Krisen aller Art vorbereitet ist.

Im Voraus sollten Gründer daher die Analyse der Kapazitäten in Bereiche einteilen:

  • Personalbestandsermittlung: Im Rahmen dessen wird konkret berechnet, ob bereits vorhandene Mitarbeiterkapazitäten ausreichen oder Defizite bestehen.
  • Analyse des Arbeitsanfalls: Die zukünftige Auftragsdichte wird von der Unternehmensführung geschätzt, indem sie – falls solche existieren – Erfahrungen der letzten Monate und Jahre heranzieht.

Vor allem online bieten sich heutzutage viele interessante Möglichkeiten, geeignete Kandidaten für Stellen zu finden. Modern Recruiting ist das Stichwort. Business-Portale wie Xing und LinkedIn sind dabei essenziell wichtige Mittler, um einen gezielten Überblick über die Qualifikationen von Bewerbern zu gewinnen. Aber auch soziale Netzwerke wie facebook und Instagram können neue Möglichkeiten offerieren, mit Bewerbern zu kommunizieren.

Durch auf diesen Bereich spezialisierte eBooks – wie Sie z.B. auf der Webseite von lexoffice erhältlich sind – können Interessierte ihr Wissen ebenfalls erweitern, wenn sie nicht auf teure Seminare, Online-Kurse und Ähnliches zurückgreifen möchten.

Schritt 2: Berechnung der Gehälter

Personalkosten belaufen sich oft auf einen deutlich höheren Wert, als Arbeitgeber glauben. Abgesehen vom Bruttogehalt und gesetzlichen Abgaben fallen nämlich auch Kosten für das Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Weiterbildungen usw. an. Die Wirtschaftlichkeit jedes einzelnen Postens sollten Gründer also sehr genau analysieren.

Einen genauen Richtwert oder eine Beispielrechnung für die Erstellung des Grundgehalts eines Angestellten gibt es nicht.

Wer in diesem Bereich selbst noch keine Erfahrung gesammelt hat, sollte Informationsquellen heranziehen, um sich einen Überblick über die üblichen Konditionen zu verschaffen.

  • Austausch mit Unternehmern: Andere Firmengründer teilen möglicherweise ihr Wissen und ihre Erfahrungen in diesen Bereichen mit.
  • Gehaltsvergleiche von Beratungsfirmen: Unternehmens- und Personalberater veröffentlichen jährlich Gehaltsstudien. Aus diesen lassen sich allgemeine Richtwerte ableiten.
  • Gehaltsvergleiche im Internet: Diese können genutzt werden, um sich einen groben Überblick zu verschaffen. Wie alle frei zugänglichen Informationen sind auch diese allerdings auf Validität und Zuverlässigkeit zu überprüfen.
  • Tarifverträge: Tarifverträge können Angaben über die in den jeweiligen Branchen üblichen Gehälter liefern.

Grundsätzlich gilt in Deutschland das paritätische Prinzip – Die Lohnnebenkosten tragen Arbeitgeber und Angestellte jeweils zur Hälfte. Wurde also erfolgreich das Grundgehalt ermittelt, ergibt sich der Gesamtbruttolohn aus der folgenden Rechnung:

  • 7,3 % Krankenversicherungsbeitrag
  • 9,35 % Rentenversicherungsbeitrag
  • 1,5 % Arbeitslosenversicherung
  • 1,175 % Pflegeversicherung
  • 0,25 % Zusatz für die Pflegeversicherung für Kinderlose ab dem 23. Lebensjahr
  • + Lohnsteuer und Nettogehalt

Geht es darum, Kosten einzusparen, kann es für Arbeitgeber auch lohnend sein, sich mit den Themen Sachleistungen und geldwerte Vorteile auseinanderzusetzen. Hier bieten sich Anregungen, wie man Alternativen zu Geldleistungen gestalten kann, die für beide Seiten – Arbeitgeber und Arbeitnehmer – attraktiv sind und steuerrechtliche Vorteile mit sich bringen.

Schritt 3: Zusatzkosten und Pflichten:

Anschließend gilt es sich über die eigenen Rechte und Pflichten zu informieren, um sich rechtlich abzusichern. Wichtig in diesem Zusammenhang sind die Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung. Hier existiert eine sogenannte Beitragsbemessungsgrenze. Nur bis zu dieser Grenze werden Beiträge prozentual erhoben, alles andere bleibt praktisch beitragsfrei. Für die Kranken- und Pflegeversicherung liegt diese Grenze bei 4.125 Euro, für die Renten sowie Arbeitslosenversicherung bei 6.050 Euro.

Weiterhin muss eine Insolvenzumlage von 0,15 Prozent des Bruttolohnes gezahlt werden und es fallen gegebenenfalls Kosten für Mutterschaftsaufwendungen sowie Entgeldfortzahlungen im Krankheitsfall an.

Gerade wenn es um diese Art von Leistungen geht, die nicht direkt im Bruttolohn enthalten sind, lohnt es sich, sich sehr genau über rechtliche Pflichten und eventuelle Schlupflöcher zu informieren.

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Über den Autor

Maike Schmitt

Maike Schmitt hat Betriebswirtschaft studiert. Sie ist Redakteurin beim Bank Blog Ratgeber Finanzen und schreibt über verschiedene Themen für Verbraucher sowie zu beruflichen Fragen.

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