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Geheime und vertrauliche Dokumente sicher aufbewahren und austauschen

Daten und Datensicherheit werden im Zeitalter des Internets immer wichtiger. Für die sichere Aufbewahrung geheimer und vertraulicher Dokumente sind virtuelle Datenräume geeignet. Dabei sollte man jedoch einiges beachten.

Einsatzbereiche von virtuellen Datenräumen

Geheime und vertrauliche Dokumente: Was ist ein Datenraum Einsatzbereiche von virtuellen Datenräumen Worauf sollte man bei Datenräumen achten

In der heutigen Zeit spielt der Schutz von geheimen und vertraulichen Dokumenten eine äußerst wichtige Rolle. Denn die Sicherheit solcher sensiblen Dokumente sollte sowohl bei der Aufbewahrung als auch während eines Austauschs immer gewährleistet sein. Zu diesem Zweck setzen viele Unternehmen auf einen virtuellen Datenraum, in dem vertrauliche Informationen vor unbefugten Zugriffen geschützt sind.

Was ist ein Datenraum?

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um einen passwortgeschützten Raum, auf Server-Basis oder in der Cloud. Ein Datenraum eignet sich sowohl zum sicheren Austausch als auch zum Speichern von vertraulichen Dokumenten. Durch ein Berechtigungssystem kann Nutzern ein Lese- oder Schreibzugriff gewährt werden, wobei es sogar möglich ist, einem Nutzer nur die Berechtigung für bestimmte Dokumente zu erteilen, wodurch entsprechende Geheimhaltungsverpflichtungen gewahrt werden können.


Zu den sichersten und beliebtesten Datenräumen zählen hierzulande die virtuellen Datenräume auf der Webseite von https://www.dataroomx.de/. Denn dabei handelt es sich um hochsichere Datenräume, wo vertrauliche oder geheime Unterlagen sicher gespeichert werden können. Die Datenräume des Anbieters sind dreifach zertifiziert, DSGVO-konform und können nach der Bestellung sofort genutzt werden, wobei die einfache Bedienung einen großen Vorteil darstellt.

Due Diligence

Seinen Ursprung haben Datenräume im Bereich der sogenannten Due Diligence Prüfungen. Denn während dieser Prüfungen wurde im Rahmen von Verkaufsprozessen häufig ein Datenraum eingerichtet, zu dem nur die jeweiligen Bieter und Berater zutritt hatten, um die dortigen Unterlagen zu prüfen. Erst mit der immer voranschreitenden Digitalisierung wurden derartige Datenräume im Laufe der Zeit von digitalen Lösungen abgelöst, was einige Vorteile mit sich bringt.

Virtuelle Datenräume

Bei einem virtuellen Datenraum handelt es sich um eine internetbasierte Anwendung, durch die verschiedenen Parteien der Zugriff zu vertraulichen Inhalten gewährt werden kann. Hierfür können die entsprechenden Dokumente in dem Datenraum strukturiert abgelegt werden und mit Zugriffsrechten für verschiedene Benutzergruppen versehen werden. Auf diese Weise können einige der zugriffsberechtigten Nutzer die Dokumente in dem Datenraum nur lesen, während diese von anderen Benutzern auch bearbeitet werden können.  Aufgrund einer virtuellen Datenverschlüsselung bieten virtuelle Datenräume den höchstmöglichen Schutz beim Speichern und Übertragen vertraulicher Daten. Besonders sensible Daten können sogar mit einem Wasserzeichen geschützt und deren Download ausschließlich bestimmten Benutzergruppen gestattet werden.

Typische Einsatzbereiche von virtuellen Datenräumen

Nachdem wir zuvor bereits erklärt haben, wofür virtuelle Datenräume verwendet werden, möchten wir Ihnen an dieser Stelle verraten, wofür und von wem diese eingesetzt werden.

Im Unternehmen

Unternehmen verwenden virtuelle Datenräume in der Regel zur Speicherung und Übertragung sensibler Dokumente, um diese dem Zugriff von unberechtigten Personen zu schützen. Doch auch Gerichte und Rechtsanwälte nutzten digitale Datenräume heutzutage ebenfalls, zum Beispiel zur Übermittlung von Prozessakten oder anderer vertraulicher Unterlagen.

Im Finanzbereich

Im Finanzbereich werden digitale Datenräume in der Regel ebenfalls dafür eingesetzt, um die Sicherheit von sensiblen Daten zu gewährleisten. Dabei kann es sich sowohl um Dokumente über die Abwicklung von Transaktionen oder den Verkauf von Immobilien handeln, die vor unbekannten Zugriffen geschützt werden sollen.

Worauf sollte man bei Datenräumen achten?

Unternehmen, die auf der Suche nach einem sicheren Datenraum sind, sollten dabei sowohl den Funktionsumfang als auch die Kosten berücksichtigen.

Funktionen

Deutsche Unternehmen sollten bei dem Betreiber eines Datenraums immer darauf achten, dass dieser seinen Sitz in Deutschland hat. Dann aufgrund von DSGVO-Richtlinien dürfen sich die Datenräume deutscher Unternehmen nicht auf ausländischen Servern befinden. Zudem muss sogar die Software von Datenräumen hierzulande programmiert worden sein und regelmäßig angepasst werden.

Kosten

Die Kosten für einen Datenraum richten sich immer nach dem gewählten Provider. Die meisten Provider bieten ihre Datenräume gegen eine monatliche Gebühr und mit einer flexiblen Kündigungsfrist an, doch bei einigen Anbietern lassen sich auch Flatrates buchen.

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Über den Autor

Max Meier

Max Meier ist gelernter Bankkaufmann und schreibt regelmäßig für den Bank Blog Ratgeber über Themen für Kunden von Banken und Sparkassen.

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