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Wie kann man Telefongespräche aufzeichnen?

Gemäß § 83 Abs. 3 WpHG müssen Kreditinstitute Beratungsgespräche mit Kunden aufzeichnen und archivieren. Mit der Technik von MiFID Recordern gelingt die Aufzeichnung von Telefongesprächen besonders unkompliziert, flexibel und sicher.

Viele Kunden telefonieren mit ihrer Bank

Viele Kunden telefonieren regelmäßig mit ihrer Bank.

Das geschriebene Wort zählt auch in der heutigen schnelllebigen Zeit noch am meisten, denn „wer schreibt, bleibt“, heißt es so schön. Doch immer mehr Kommunikation findet am Telefon statt – sei es zwischen Geschäftspartnern oder zwischen Banken und deren Kunden. Sich hinterher an sämtliche Inhalte zu erinnert, fällt schwer. Vor allem dann, wenn man in einem Streitfall in der Beweispflicht steht, nutzen einem die aussagekräftigsten Telefonate nichts, wenn diese nicht dokumentiert wurden.

Doch auch im Bereich Qualitätsmanagement in Hinblick auf Kunden Support und Zufriedenheit spielt das Aufzeichnen von Telefongesprächen eine immer größere Rolle. Dabei kann Telefongespräche aufzeichnen per MiFID Recorder so einfach sein und genau die Unterhaltungen speichern, die man konservieren möchte. So kommen Kreditinstitute ihrer Pflicht, Beratungsgespräche und andere Kundentelefonate zuverlässig zu tapen, unkompliziert nach. Dieser Tonaufnahme müssen Kunden übrigens zunächst zustimmen.


Der Vorteil der Tonaufnahmen für Bankkunden

In immer mehr Bereichen des täglichen Lebens begegnet einem eine gewisse Digitalisierung – so auch die multimediale Bankberatung. Dazu zählen auch Videoüberwachungssysteme und das Aufzeichnen von Telefonaten. Diese Dinge haben nichts mit Überwachung zu tun, sondern dienen in erster Linie dem Schutz von Menschen. Auch die Archivierungsrichtlinien der Kreditinstitute dienen Zwecken des Verbraucherschutzes, denn ist eine telefonische Beratung klar dokumentiert, gibt es an den Inhalten nichts zu rütteln. So schützt man Kunden vor Betrug und gewährleistet, dass Bankberater jederzeit ihrer Beratungspflicht nachkommen.

Telefongespräche aufzeichnen – so geht´s

Die Technik ist so weit, dass auch komplexe Dinge wie das Aufzeichnen von Gesprächen am Telefon mit der richtigen Ausrüstung kein Problem mehr sind. Ein MiFID Recorder ermöglicht es Banken, all die Telefonate, die gemäß der Aufzeichnungspflicht in § 83 Abs. 3 WpHG erhalten bleiben müssen. Dabei dient der Recorder als virtueller Speicher für Audiodateien, die aus dem Mitschnitt entstehen.

Da MiFID Geräte absolut flexibel einsetzbar. So kann der Bankberater von verschiedenen Geräten aus mit seinen Kunden telefonieren und dabei jederzeit eine hochwertige Tonaufnahme gewährleisten – sei es vom Festnetz, vom Handy oder vom PC aus.

Einfache Aktivierung und Flexibilität

Oft ist zu Beginn eines Telefonats noch gar nicht klar, dass sich dieses noch zu einem archivierungspflichtigen Gespräch entwickelt. Ist das der Fall, kann der Bankberater die Aufnahme mittels MiFID jederzeit starten.

Bei geplanten aufnahmepflichtigen Gesprächen hingegen, kann der Angestellte des Kreditinstituts schon vorab den Befehl für die Aufnahme geben. Bei ausgehenden Anrufen geschieht dies mittels Knopfdruck oder gerätinternen Adressbuch. Eingehende Anrufe können direkt an ein Telefon mit MiFID Verbindung weitergeleitet werden. So ist der Berater stets gut vorbereitet und der Kunde damit auf der sicheren Seite.

Legalität und Sicherheit

Auch wenn viele Menschen der Aufzeichnung von Telefonaten noch skeptisch gegenüberstehen, dient diese zu ihrem Schutz. Sie ist also nicht nur eine Laune der Bank, sondern eine Pflicht, die das Gesetz den Kreditinstituten auferlegt. Das Aufzeichnen von Telefongesprächen ist damit legal. Dennoch muss der Kunde vorab darüber in Kenntnis gesetzt werden. Wer eine Aufnahme verweigert, muss den Weg des persönlichen Banktermins wählen.

Tonaufzeichnungen mittels MiFID Recorder werden verschlüsselt abgespeichert und übertragen. Somit besteht für Bankkunden keine Gefahr des Datenmissbrauchs oder des Betrugs. Die Tapes werden virtuell archiviert und können bis zu zehn Jahre – gemäß Gesetz – gespeichert werden. Somit sind Bankkunden nicht nur gut beraten, sondern auch rechtlich einwandfrei betreut.

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Über den Autor

Max Meier

Max Meier ist gelernter Bankkaufmann und schreibt regelmäßig für den Bank Blog Ratgeber über Themen für Kunden von Banken und Sparkassen.

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