Modernes Prozessmanagement transformiert Kreditinstitute zu Effizienzchampions. Neue Trends und Technologien ebnen den Weg von regulatorischen Bürden hin zu Automatisierung und Digitalisierung und ermöglichen Effizienz- und Wettbewerbsvorteile.
Aktuelle Trends im Prozessmanagement zeigen eine klare Richtung hin zu Automatisierung und Digitalisierung.
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Das Management von Geschäftsabläufen ist seit Jahrzehnten ein fester Bestandteil in der Unternehmensführung, insbesondere bei Kreditinstituten. Spätestens mit den regulatorischen Anforderungen nach Basel III oder MaRisk ist ein großer Teil der Branche dazu verpflichtet, seine internen Prozesse transparent zu dokumentieren, um Risiken zu identifizieren und Kontrollmechanismen integrieren zu können.
Die regulatorischen Vorgaben sind heute jedoch nicht nur eine administrative Bürde, sondern ebnen auch den Weg zu effizienzsteigernden Methoden und Technologien. Aktuelle Trends im Prozessmanagement zeigen dabei eine klare Richtung hin zu Automatisierung und Digitalisierung.
Im Folgenden finden Sie eine strukturierte Übersicht über die derzeitigen Entwicklungen sowie die verschiedenen Ausbaustufen des Prozessmanagements und beleuchtet die damit einhergehenden Potenziale für Kreditinstitute.
Prozessmanagement: Vom Verwaltungsaufwand zum Wettbewerbsvorteil.
Ausbaustufe 1: Prozessdokumentation
Der erste Schritt für ein effektives Prozessmanagement ist, Transparenz über die internen Geschäftsabläufe zu schaffen. Kreditinstitute müssen dies durch die regulatorischen Vorgaben ohnehin tun.
Nichtsdestotrotz zeigen sich bei vielen Instituten bereits auf dieser Stufe große Chancen zur Optimierung. Hier ist vor allem die verständliche Festlegung von Prozesszielen, -Rollen, -Verantwortlichkeiten und -Schnittstellen wichtig. So lässt sich die Zusammenarbeit fördern und Kundendienstleistungen können End-to-End betrachtet werden.
Moderne Prozessmanagement-Tools bilden hierfür die Grundlage. Sie visualisieren nicht nur Geschäftsabläufe, sondern ermöglichen auch u.a. deren Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft und somit die vollumfängliche Weiterverarbeitung von Daten und Informationen.
Ausbaustufe 2: Prozessbewertung & -Analyse
Aufbauend auf der Transparenz können in der zweiten Ausbaustufe des Prozessmanagements dokumentierte Geschäftsprozesse bewertet und analysiert werden.
Auch hier werden Prozessmanagement-Tools eingesetzt, um den Reifegrad der Geschäftsabläufe zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Dabei werden Kriterien wie Durchlaufzeiten, Fehleranfälligkeiten aber auch Systembrüche definiert und ausgelesen.
Mit diesen Auswertungen lassen sich Herausforderungen wie Margendruck oder Preiselastizitäten durch eine präzise Prozesskostenrechnung bewältigen. Eine datenbasierte Analyse hilft Kreditinstituten in diesem Zusammenhang, Prioritäten zu setzen und betriebliche Effizienzstrategien zu entwickeln.
Ausbaustufe 3: Prozessautomatisierung
Die automatisierte Bearbeitung von Prozessen stellt die nächste Ausbaustufe des Prozessmanagements dar. Technologien wie Robotic Process Automation (RPA) oder auch Workflow-Management-Systeme werden dazu bereits von einigen Kreditinstituten erfolgreich eingesetzt. Damit lassen sich Routineaufgaben wie Kreditprüfungen oder Betrugspräventionen standardisieren und automatisieren.
Fehler werden so minimiert und Ineffizienzen vermieden. Derartige Systeme unterstützen dabei, effizienter zu arbeiten, regulatorische Vorgaben einzuhalten und Kosten nachhaltig zu senken. Vor allem durch intelligente KI-Technologien können in Zukunft immer komplexere Prozesse (teil-) automatisiert werden, weshalb diese Ausbaustufe des Prozessmanagements für Kreditinstitute exponentiell an Bedeutung gewinnt.
Ausbaustufe 4: Prozesscontrolling
Aufbauend auf der Standardisierung, fokussiert sich die vierte Ausbaustufe des Prozessmanagements auf die Überwachung und Steuerung der Prozessperformance. Ein im Prozessmanagement integriertes Kapazitätsmanagement ermöglicht eine präzise Ressourcenplanung und eine flexible Reaktion auf Schwankungen im Arbeitsaufkommen. Dies wird angesichts des Fachkräftemangels und steigender Personalkosten vor allem bei nicht automatisierbaren oder zyklischen Aktivitäten immer bedeutsamer.
Gleichzeitig sorgt ein automatisiertes Qualitätsmanagement für konsistente und fehlerfreie Prozesse, die sowohl die Compliance sicherstellen als auch die Kundenzufriedenheit steigern. Außerdem können Aufwände im Backoffice wie z.B. in der Datenkontrolle reduziert sowie vereinbarte Service Level Agreements (SLAs) besser überwacht werden.
Mit dem Trend zum Outsourcing und der verstärkten Zusammenarbeit mit Verbund- und Vertriebspartnern gewinnt diese Ausbaustufe des Prozessmanagements an Bedeutung. So lassen sich Schnittstellen zu externen Dienstleistern ressourcenarm und zuverlässig kontrollieren, um hier die notwendige Effizienz sicherzustellen.
Ausbaustufe 5: Prozessgenerierung
Die finale Ausbaustufe des Prozessmanagements integriert moderne Technologien wie Low-Code-Plattformen und Process Mining in die Prozesslandschaft von Kreditinstituten. Dabei entlastet sie Markt- und Marktfolgeeinheiten bei der fachlichen Prozesserarbeitung sowie IT- und Stabseinheiten bei der Bereitstellung notwendiger Ressourcen.
Process Mining ermöglicht die KI-gestützte Analyse bestehender Abläufe und die automatisierte Erarbeitung und Verbesserung von Prozessen auf Basis von Best-Practice-Beispielen und unternehmensspezifischen Faktoren. Low-Code-Plattformen erleichtern zusätzlich die Integration neuer und überabeiteter Workflows in IT-Systeme. Tiefgreifendes technisches Know-how der Mitarbeiter ist nicht nötig und wertvolle Fachressourcen können so eingespart werden.
In Summe helfen die Technologien Kreditinstituten, Prozesse flexibel an sich stetig ändernde regulatorische und marktbedingte Anforderungen anzupassen. Das Prozessmanagement wird damit zum strategischen Hilfsmittel, das die kontinuierliche Innovationsfähigkeit steigert und Administrationsaufwände nachhaltig reduziert.
Prozessmanagement wird zum strategischen Instrument
Die aktuellen Trends im Prozessmanagement zeigen, dass Kreditinstitute heutzutage durch methodische und technologische Ansätze nicht nur die regulatorischen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihren Effizienzgrad nachhaltig steigern können. Was als Pflichtübung begann, entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Instrument für die Operationalisierung des Geschäftsmodells.
Von der Dokumentation bis hin zur Integration intelligenter Technologien bieten die verschiedenen Ausbaustufen spezifische Vorteile, wobei vor allem die KI-getriebenen Ausbaustufen in Zukunft immer mehr an Bedeutung gewinnen werden. Dabei liegt der Erfolg des Prozessmanagements von Kreditinstituten der Zukunft vor allem in der Fähigkeit proaktiv auf Veränderungen reagieren und sich so einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil sichern zu können.
Niklas Goldschmidt
Niklas Goldschmidt ist Koautor des Beitrags. Der MBA ist Consultant bei Horváth im Bereich Banking & Financial Institutions und beschäftigt sich mit den Themen Strategie und Transformation. Zuvor war er u. a. im Wealth Management für die Commerzbank tätig.
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