Robotic Process Automation im praktischen Einsatz bei Banken

Bessere Datenqualität und geringerer Arbeitsaufwand

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Robotic Process Automation (RPA) ist bei Banken noch selten zu finden. Abläufe wie z. B. das Überprüfen von Antragsdaten eignen sich aber besonders gut für die Automatisierung mit Robotern und sorgen für bessere Datenqualität und geringeren Arbeitsaufwand.

Prozessautomatisierung per RPA in Banken und Sparkassen

Robotic Process Automation kann Standardaufgaben schneller und effizienter lösen.

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In Deutschland haben sich mehr als Dreiviertel der Banken auf die Fahnen geschrieben, eine technologische Vorreiterrolle in der Finanzbranche anzustreben, um dies als Wettbewerbsvorteil für sich zu nutzen. Gleichzeitig avisieren die Banken eine signifikante Steigerung der Kosteneffizienz. Dennoch ist das Automatisieren mit und Verwenden von Robotern in administrativen Bereichen wie beispielsweise der Antragsbearbeitung, Kontoeinrichtung und Betrugsprophylaxe aber auch beim Onboarding von Mitarbeitern eher selten zu finden.

Gerade routinemäßige Abläufe, wie das Überprüfen von Antragsdaten, die nach vorher festgelegten Regeln durchgeführt werden, eignen sich besonders gut für die Automatisierung mit Robotern. Die Softwareroboter führen in einem digitalen Prozess die Tätigkeiten aus, die bisher manuell erfolgten. Im Vergleich zum aufwendigen Implementieren mit Automatisierung über Schnittstellen, greift eine Robotic-Process-Automation -Software auf die Benutzeroberfläche zu und ist damit unkomplizierter in der Einführung.

Warum sollten Banken Robotic Process Automation aufgreifen?

Es geht nicht darum, gezielt einem Trend zu folgen und damit Up-to-Date zu sein. Vielmehr sollten die durch Robotic Process Automation (RPA) entstehende Vorteile im Vordergrund stehen:

  • sinkende Belastung der Mitarbeiter,
  • niedrigere Prozesskosten sowie
  • verbesserte Datenqualität.

Denn besonders der Abgleich oder auch das Übertragen von Antragsdaten sind häufig monotone Tätigkeiten, bei denen sich aufgrund von Unkonzentriertheit Fehler einschleichen. Die Verlässlichkeit der Datenqualität ist bei Banken aber ein entscheidender Faktor. Ein einmal richtig konfigurierter Bot führt die ihm zugewiesen Tätigkeiten in jedem Durchgang mit demselben, erwarteten Ergebnis und gleichbleibender Qualität aus.

Was sind Bots?

Wenn von einem Bot gesprochen wird, so ist damit ein Software-Roboter gemeint. Bots sind Computerprogramme, die eigenständig und automatisiert agieren und in ihrer Funktion nicht auf das Mitwirken oder Überwachen durch Menschen angewiesen sind. Im Gegensatz zum physischen Roboter bestehen Bots nicht aus materiellen Maschinenteilen wie Schrauben, Gewinden und Drähten, sondern aus einem Code. Der Code enthält die notwendigen Befehle und Anweisungen, die dem Bot vorgeben, wie er mit menschlichen Usern, Systemen oder anderen Bots aktiv oder reaktiv kommunizieren soll. Ein Bot ist grundsätzlich eine Lizenz einer RPA-Software.

Bei den Robotertypen wird in Attended und Unattended Bots unterschieden.

  • Bei den Attended RPA-Bots steht der Einsatz unter der Kontrolle des einzelnen Benutzers. Der Bot hilft dem Anwender bei seinen Aufgaben die Produktivität zu steigern. Zum Beispiel können damit Aufgaben zwischen Personen und Bots orchestrieren und über interne Ressourcen hinweg koordiniert werden. Die Attended RPA-Bots werden auf Arbeitsplatzrechnern, Servern oder in der Cloud ausgeführt.
  • Unattended RPA-Bots führen eine Automatisierung aus, die von selbst funktioniert. Das Ziel für viele Geschäftsprozesse ist eine End-to-End-Automatisierung, bei der Bots in die Lage versetzt werden, ganze Prozesse selbstständig auszuführen. Die Unattended Bots werden von der zentralen Steuerungsstelle aus auf gesperrten Rechnern ausgeführt. Der Benutzer ist möglicherweise nicht aktiv an der Arbeit beteiligt. Diese Art von Bots arbeiten nach einem voreingestellten Zeitplan oder nach Auslösung durch Logik in der Prozessablauffolge bis zum Abschluss eines regelbasierten Prozesses. Ebenfalls wird dieser Bot auf Arbeitsplatzrechnern, Servern oder in der Cloud ausgeführt.

RPA im beispielhaften praktischen Einsatz bei Banken

Bei einer deutschen Förderbank führte innobis RPA bereits für Aktivitäten beim Jahresabschluss und in der Bilanz- oder Darlehensbuchhaltung ein. Zum Beispiel die für den Jahresabschluss notwendige Cash-Disposition wurde bisher am 31. Dezember händisch durchgeführt; Screenshots mussten erstellt, korrekt benannt und abgelegt werden. Eine große Excel-Datei wurde ausgewertet und erwies sich in den letzten Jahren häufig als fehleranfällig. Durch den Einsatz von RPA erhöhte sich die Datenqualität und gleichzeitig reduzierte sich der Arbeitsaufwand von ein paar Stunden auf zehn Minuten.

Die Erfahrung zeigt, dass es häufig Bedenken gibt, eine RPA-Software aktiv Daten pflegen zu lassen. Doch eignen sich mitunter viele Aktivitäten dafür, die Technologie für Überprüfungsprozesse ohne Sorge einzusetzen. So erwiesen sich beispielsweise in der Bilanz- oder Darlehensbuchhaltung bei der oben erwähnten deutschen Förderbank auch das Überprüfen der täglichen Batch-Läufe und das Erstellen der offenen Auszahlungen bzw. Rückläufe als geeignete Prozesse für den Einstieg in Robotic Process Automation.

Die RPA-Software kann die Ergebnisse für den Mitarbeiter des Fachbereichs zur schnellen Kontrolle „ablegen“ und über Screenshots der Weg der Aktivitäten nachvollzogen werden. Erkennt der Roboter einen Fehler in einem Prozess, so gelangt das Ergebnis in einen Fehler-Ordner. Nach der anfänglichen Einführungsphase der Automatisierung, beschränkt sich die Aufgabe der Mitarbeiter nun ausschließlich auf das Sichten dieses Fehler-Ordners. Ein Zeitgewinn der Raum für andere, wichtige Aufgaben gibt.

Fazit: RPA für mehr Tempo und Effizienz

Prozessautomatisierung per RPA ist eine gute Möglichkeit, um beispielsweise kaufmännischen Abläufe schneller und effizienter zu gestalten. Standardaufgaben wie in der Buchhaltung werden von der RPA-Software übernommen und bedürfen nur noch der Kontrolle und Steuerung. Die Produktivität in den Fachabteilungen wird gesteigert, Betriebskosten werden reduziert, Fehler eliminiert und Mitarbeiter von sich wiederholenden Arbeiten befreit. Banken setzen sich so mit dem technologischen Fortschritt auseinander und stellen ihre Innovationsfähigkeit unter Beweis, um weiterhin Wettbewerbsvorteile zu generieren.

Über den Autor

Cora Meß

Cora Meß ist als SAP Consultant für die innobis AG im Team Consulting & Application Services tätig. Sie hat einen Master in Business Management und bearbeitet das Thema Test- und Prozessautomatisierung.

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