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Was kosten Anschaffung und Unterhalt eines ERP-Systems?

Sogenannte Enterprise-Resource-Planning-Systeme unterstützen Firmen bei der Ressourcensteuerung und werden zunehmend auch für mittlere und kleinere Unternehmen interessant.  Doch was kostet ERP und wie teuer ist der Unterhalt?

Einsatz von ERP-Systemen in KMUs

Ein ERP-System sorgt dafür, dass die Planung im Betrieb deutlich verbessert werden kann.

Enterprise-Resource-Planning bedeutet übersetzt Planung und Steuerung der Unternehmensressourcen, also des Einsatzes von Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material und IT. Die Einsatzgebiete von ERP-Systemen werden immer umfangreicher. Galten sie einst als das System für Großbetriebe, erhalten sie nun auch in kleineren und mittelständischen Unternehmen immer häufiger Einzug. Inzwischen denken viele KMUs  über eine Einführung nach, denn das ERP bedeutet auch eine dichtere Personalplanung und eine bessere Ressourcenverwertung.  Zum Beispiel auf erp.com.de findet sich eine umfassende Darstellung der Inhalte und Möglichkeiten von ERP-Systemen.

Günstige Standardlösungen

Grundsätzlich ist es nicht möglich, absolute Zahlen zu nennen. Dabei ist es unerheblich, ob eine Standard- oder eine umfangreiche Individuallösung gewählt wird. Da alle Systeme anpassbar sind, mal installiert, mal als Cloud, mal mit Support und Schulung, variieren die Preise natürlich. Standardlösungen sind dennoch deutlich günstiger. Einige Fakten:

  • Ausführung – es gibt verschiedene Standards. Betriebe müssen überlegen, ob sie den Standard eines der Großanbieter nutzen oder einen eher kleineren Anbieter. Standardlösungen lassen sich oft ein wenig mit einem Baukasten vergleichen, da die Bereiche genutzt werden, die für das Unternehmen sinnvoll sind. Es kommt also nicht das vollständige ERP-System zum Einsatz, sondern nur Teilbereiche.
  • Kosten – der Umfang der Module entscheidet ebenso über die Kosten, wie der Zugang und die Zahl der Lizenzen. Beim Zugang sind installierte Systeme und Cloudlösungen möglich. Die installierten Systeme werden einmalig je Lizenz bezahlt, Cloudlösungen rechnen oft monatlich je Lizenz ab.
  • Richtwerte – bei einem im Betrieb installierten ERP können die Kosten zwischen 1.200 und 2.700 und Starter-Paket variieren. Das Starterpaket bietet beispielsweise fünf Lizenzen. Cloudlösungen sind günstiger und kosten unter 100,00 Euro – jedoch monatlich.

Die genannten Werte orientieren sich an den Kosten der SAP Business One-Lösung. Freilich gibt es mittlerweile viel Konkurrenz auf dem Markt und gerade für kleinere Unternehmen bieten sich günstige Lösungen. Generell hängen die Kosten vom allgemeinen Aufwand und Umfang des Systems ab. Betriebe dürfen jedoch nicht die Randkosten vergessen. Denn bisherige Datensätze müssen in das ERP gespeist werden. Je nach Softwares und Möglichkeiten ist auch dies ein höherer Arbeitseinsatz, der natürlich wieder mit Kosten einhergeht.

Anpassungen können aufwendig werden

Das günstigste ERP ist gewiss eines, das quasi »von der Stange« kommt und so genutzt werden kann. Liegt das System noch in der Cloud, ist keine Installation notwendig, und auch die IT im Betrieb braucht nicht erneuert oder verbessert zu werden. Diese Lösungen treffen jedoch nicht auf alle Unternehmen zu. Für viele Unternehmen ist die absolute Standardlösung vergleichbar mit einem Hochzeitskleid, welches im Internet rein basierend auf dortigen Angaben gekauft wird. Es passt größtenteils, doch wird es nie an eine Maßanfertigung herankommen. Und an dieser Stelle gleichen sich Hochzeitskleid und ERP erneut: Die Maßanfertigungen sind teils aufwendig und durchaus teuer. Einige Kostenfaktoren auf einen Blick:

  • Anpassung – individuelle Änderungen oder auch neu integrierte Bereiche müssen programmiert, getestet und letztlich eingefügt werden. Je nach Umfang kommen hier viele Arbeitsstunden zusammen.
  • Stundensätze – laut dem Freelancerkompass erhalten freie Programmierer, die sich auf SAP konzentrieren, durchschnittlich 110,00 Euro in der Stunde. Um die 100,00 Euro müssen Unternehmen mindestens einplanen, wobei kleinere ERP-Anbieter durchaus Komplettlösungen mit günstigeren Sätzen bieten.
  • Nebenkosten – die meiste Zeit wird über die Kosten des ERP diskutiert, doch fallen in der Regel Nebenkosten an, die mächtig ins Geld gehen können. Das beginnt schon, wenn das ERP im Betrieb selbst installiert wird und hierfür neue Hardware notwendig ist. Muss die IT zuerst auf den aktuellen Stand gebracht werden, fallen hierfür schnell mehrere tausend Euro an. Hinzu kommen Schulungen für Mitarbeiter, die Migration des Systems und bestehender Daten, die Reorganisation des Betriebs und teilweise auch die Kosten für Berater, sofern diese damit beauftragt werden, ein ERP zu finden.

Ein weiterer Kostenfaktor, der auch bei individuellen Lösungen anfällt, ist der der Lizenz. Je nach ERP-Anbieter gibt es Gesamtlösungen, bei denen eine gewisse Anzahl an Zugängen für eine gewisse Zeit oder dauerhaft gekauft wird, andere arbeiten mit Einzellizenzen oder Kleinlizenzen. Diese lohnen sich durchaus für Finanzdienstleister mit einer überschaubaren Anzahl an Mitarbeitern. Wenn nur zehn Personen auf das System zugreifen, sind keine Massenzugänge notwendig. Diese Optionen lassen sich auch oft mit Cloudlösungen verbinden, bei denen wiederum die Hardwareanforderungen entfallen.

Unterhaltskosten – was fällt an?

An dieser Stelle müssen fest im Unternehmen installierte Lösungen in einigen Bereichen von den Cloudlösungen getrennt werden:

  • Cloudlösung – sie werden praktisch in der Cloud gewartet und mit Updates versorgt. Diese Kosten sind oft schon in den monatlichen »Leihkosten« enthalten, die das Unternehmen je Zugang an den Anbieter bezahlt.
  • Installierte Lösungen – sie müssen im Unternehmen selbst gewartet werden. Sofern sich kein entsprechender Spezialist im Betrieb aufhält, muss der ERP-Hersteller dafür genutzt werden. Die Wartung, die Installation von Updates oder auch die Reparatur einzelner Bereiche wird somit wieder im Betrieb durchgeführt und vom Hersteller berechnet.

Je nach Vertrag fallen Updates übrigens nicht unter die gewöhnliche Wartung und müssen somit zusätzlich bezahlt werden. Wichtig ist außerdem, dass Mitarbeiter oftmals zwischendurch geschult werden müssen. Gerade bei einer Neueinstellung reicht es oft nicht aus, dass diese Mitarbeiter von anderen Angestellten im Betrieb im ERP angelernt werden, sondern auch sie müssen eine echte Schulung durchlaufen. Der Erfolg eines ERP-Systems hängt immer von der Kompetenz der jeweiligen Bediener ab, wer hier also spart, der zahlt am Ende durchaus drauf, da das System nie vollends oder korrekt genutzt wird. Es genügt an dieser Stelle auch nicht, wenn ein Mitarbeiter früher mal mit SAP oder einem anderen ERP-System arbeitete. Da die Systeme so individuell sein können, ist es praktisch unmöglich, von einem System zum nächsten zu wechseln.

Fazit – die Anschaffung ist lohnenswert, wenn sie durchdacht ist

Die Einführung eines ERP-Systems im Betrieb kann oder wird sich auf Dauer lohnen, doch nur, wenn sie schon zu Beginn gut durchdacht ist. Grundsätzlich stellt die Anschaffung eine Investition in den Betrieb dar, was natürlich einen enormen Kostenfaktor bedeutet. Dennoch darf nicht am falschen Ende gespart werden, denn ein für den Betrieb unpassendes ERP ist definitiv keine Lösung.

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Über den Autor

Hansjörg Leichsenring

Dr. Hansjörg Leichsenring befasst sich seit über 30 Jahren beruflich mit Banken und Finanzdienstleistern. Nach Banklehre und Studium arbeitete er in verschiedenen Positionen, u.a. als Direktor bei der Deutschen Bank, als Vorstand einer Sparkasse und als Geschäftsführer eines Online Brokers. Er ist Herausgeber von Der-Bank-Blog.de und hält Vorträge bei internen und externen Veranstaltungen im In- und Ausland.

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