Mit virtuellen Datenräumen als treibende Kraft können Unternehmen Due‑Diligence‑Prozesse effizient, sicher und transparent gestalten. VDRs tagen dazu bei, Kosten zu senken und Workflows zu beschleunigen.
Virtuelle Datenräume (VDR) kommen bei Geschäftsvorgängen wie Due Diligence immer häufiger zum Einsatz.
Virtuelle Datenräume (VDR) kommen bei Geschäftsvorgängen wie Due Diligence immer häufiger zum Einsatz. Das hat seine Gründe: Sie sind dem papierbasierten Prozess in Sachen Effizienz deutlich enteilt. Doch es bleibt die Frage, wie sich der Prozess einer Due-Diligence-Prüfung weiter beschleunigen lässt.
Was für virtuelle Datenräume spricht
Im Zuge von Due Diligence muss eine Vielzahl von Dokumenten offengelegt werden, damit diese von der anderen Partei eingesehen werden können. Außerdem darf nicht vergessen werden, dass es sich bei der Due-Diligence-Prüfung um einen essenziell wichtigen Geschäftsprozess handelt, bei dem viel Geld auf dem Spiel steht. Entsprechend wichtig sind die Sicherheitsvorkehrungen, vor allem hinsichtlich des Datenschutzes. Gleichzeitig – und das ist die Herausforderung – dürfen die Aspekte Geschwindigkeit und Transparenz nicht außen vor bleiben. Dieses Anforderungsprofil spricht für den Einsatz von VDRs. Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Datenräume:
- Zeitersparnis bringen, da sich Dokumente schnell und einfach verteilen, durchlesen, bearbeiten und signieren lassen
- Zugriffssteuerung ermöglichen
- skalierbar sind und damit an jede Projektgröße angepasst werden können
- ein Höchstmaß an Transparenz und Datenschutz versprechen
- die Kosten reduzieren
Was ist ein virtueller Datenraum?
Im Vergleich zu papierbasierten Vorgängen bieten VDRs mehrere Vorteile. Sie ermöglichen auf einfache Art und Weise die Indexierung und Filterung von Informationen auf der Plattform. Damit gehen Geschäftsprozesse erheblich schneller vonstatten. Außerdem reduziert das Vermeiden von Papierbergen die Umweltbelastung und Kosten für den Betrieb.
Alles in allem geht mit einem virtuellen Datenraum ein deutliches Plus an Effizienz einher. Dokumente lassen sich in Windeseile für alle Nutzer, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen, freigeben. Ein sicherer Datenraum und dessen Aktivitätsprotokolle sorgen zudem für eine klare Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten. Das Resultat: Datenschutz und Sicherheit aller Nutzer auf der Plattform. Weiterführende Informationen finden Sie hier: https://de.dataroom-providers.org/virtueller-datenraum-fur-due-diligence/
Die Funktionen eines VDR im Überblick
Je nach Datenraum Anbieter und Anwendungsbereich warten VDRs mit unterschiedlichen Features auf. Im Kontext von Due Diligence sind folgende Funktionen relevant:
Audit-Trails
VDRs zeichnen sämtliche Aktivitäten, die über die Plattform getätigt werden, auf und ordnen sie dem jeweiligen Nutzer zu. Die Protokolle lassen sich einsehen und verwenden, um Down- und Uploads von Dokumenten und weitere Veränderungen nachzuvollziehen.
Rechteverwaltung
Administratoren können zugewiesen werden, welche im Anschluss über die Zugriffsrechte der auf der Plattform beteiligten Personen bestimmen können. Darüber hinaus können spezifische Rechte vergeben werden, wie: wer Kommentare hinterlassen, Dokumente einsehen oder verändern darf.
Künstliche Intelligenz
Seit ein paar Jahren gehört Künstliche Intelligenz ebenfalls zur Grundausstattung eines modernen VDR. Mithilfe von KI lassen sich Dokumente nach spezifischen Informationen absuchen.
Q&A
Kommentarfunktionen sind elementarer Bestandteil eines reibungslosen Verlaufs von Due Diligence. Dazu gehört auch die Möglichkeit, auf Rückfragen eingehen zu können.
Wasserzeichen
Wasserzeichen gehören zu den Sicherheitsvorkehrungen, die über die Bestimmungen der DSGVO hinausgehen. Dennoch erfüllen sie einen klaren Zweck: Datenschutz, Copyright und die allgemeine Sicherheit der Nutzer auf der Plattform zu gewährleisten.
Funktionen spezifisch zur Effizienzsteigerung für Due Diligence
Inzwischen lassen sich mithilfe von Data Room Due Diligence Prozesse problemlos durchführen. Neben den zuvor erwähnten allgemeinen Funktionen eines VDR kommen weitere für das Due-Diligence-Verfahren in Frage. Jedoch sind diese Features bei längst nicht jedem VDR-Anbieter vorhanden. Diese Zusatzfunktionen dienen dazu, die Transparenz und Geschwindigkeit des Prozesses weiter zu erhöhen. Dazu zählen:
- API-Schnittstelle zur Integration in bereits bestehende Unternehmenssoftware
- Volltextsuche und Filterfunktionen
- Automatisches Benachrichtigungssystem (z. B. Zugriffsberichte, Dokumenten-Updates)
- Q&A-Module für eine verbesserte Kommunikation
Welche Unterlagen für Due Diligence relevant sind
Es empfiehlt sich, vorab eine Liste mit Punkten aufzustellen, die darlegt, welche Dokumente einzureichen sind und wie die nächsten Schritte aussehen. Für den Fall, dass relevante Informationen noch nicht in digitalisierter Form vorliegen, sollte dies alsbald erledigt werden. Eine kleine Übersicht relevanter Dokumente und Inhalte liest sich wie folgt:
- Verträge von Mitarbeitern und Kunden
- Steuerunterlagen
- Quartals- und Jahresberichte
- Organigramm zur Unternehmensstruktur
- eventuelle Rechtsstreitigkeiten
- angemeldete Marken und Patente
Um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren
Um den Due-Diligence-Prozess schnell, sicher und transparent zum Abschluss zu bringen, sollten Sie auf folgende Dinge achten:
Dokumente organisieren und indexieren
Um der anderen Partei die Navigation zu erleichtern, sollten Dokumente in eine klare Ordnerstruktur überführt werden. Die Indexierung erleichtert im Anschluss das Auffinden der gesuchten Informationen.
Dokumentenmanagement
Nach dem Upload der Unterlagen ist es entscheidend, diese stets auf dem neuesten Stand zu halten. Es macht Sinn, Dokumente mit einer Versionsnummer zu versehen, um Missverständnisse zu verhindern.
Zugriffsrechte verwalten
Zur Gewährleistung der Datensicherheit muss sichergestellt werden, dass nur legitimiertes Personal Zugriff auf die Unterlagen erhält. Hierbei muss strikt unterschieden werden zwischen Führungspersonal, Mitarbeitenden und externen Beratern.
Fragen und Antworten vorbereiten
Mithilfe eines Q&A-Moduls ist es möglich, Rückfragen einzusammeln und innerhalb kürzester Zeit zu beantworten. Darüber hinaus helfen FAQs dabei, die am häufigsten gestellten Fragen vorab zu beantworten. Außerdem ist es wichtig, beteiligte Personen regelmäßig über neue oder aktualisierte Dokumente, Statusveränderungen usw. in Kenntnis zu setzen.
Welche Schritte für einen reibungslosen Ablauf von Due Diligence nötig sind
Einer der Hauptgründe für Verzögerungen von Due Diligence liegt in fehlender Präparation. Vermeiden lässt sich das so:
Checkliste vorbereiten
Eine strukturierte Liste hilft dabei, die wichtigen Punkte nacheinander abzuhaken, sodass während des Prozesses keine unnötigen Verzögerungen entstehen.
VDRs testen
Bei der Vielzahl an Anbietern für virtuelle Datenräume am Markt fällt es manchen schwer, die richtige Wahl zu treffen. Die meisten Websites bieten kostenlose 30-Tage-Testversionen an. In dieser Zeit können Sie sich der Qualität des Anbieters vergewissern und mit der Funktionalität vertraut machen.
Dokumente vorbereiten
Sofern die Unterlagen in digitaler Form vorliegen, sollten diese alsbald in den VDR eingespeist werden. Nutzen Sie dafür eine Ordnerstruktur. Ein virtueller Datenraum Anbieter bietet von Haus aus Vorlagen an, die Sie nutzen können.
Käuferpartei einladen
Nachdem der Upload der Dokumente abgeschlossen ist, sollten Sie Ihre Geschäftspartner einladen. Weisen Sie Ihnen die entsprechenden Rollen und Zugriffsrechte zu.
Zeitplan aufsetzen und einhalten
Setzen Sie einen realistischen Zeitplan auf. Dieser hilft dabei, Prioritäten zu setzen und anstehende Aufgaben gezielt abarbeiten zu können. Dazu zählt u. a., wann welche Dokumente eingereicht, bearbeitet und/oder unterzeichnet werden müssen.
