Echtzeit, Effizienz und neue Möglichkeiten im Zahlungsverkehr

Mit Echtzeitüberweisungen wird der Zahlungsverkehr schneller, flexibler und effizienter. Die neue EU-Verordnung stärkt die Sicherheit durch Maßnahmen wie die Empfängerüberprüfung (Verification of Payee). Was heißt das konkret für Unternehmen und Privatkunden?

Instant Payments: Empfängerüberprüfung (VOP) und SEPA-Neuerungen verständlich erklärt.

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Echtzeitüberweisungen sind in vielen Branchen bereits angekommen, dennoch bleibt die flächendeckende Nutzung bislang begrenzt. Neben technischen Voraussetzungen spielten auch regulatorische Anforderungen eine Rolle – sie sollen eine sichere und vertrauenswürdige Nutzung  im Markt gewährleisten. Kurz vor Umsetzung der neuen EU-Regulierung stellen wir Ihnen die wichtigsten Entwicklungen rund um Instant Payments, die neuen Vorgaben wie den Verification of Payee (VOP)-Service sowie praxisnahe Empfehlungen für Unternehmen vor.

Wo Instant Payment bereits einen echten Mehrwert bietet

In der Praxis zeigt sich, dass Echtzeitüberweisungen bereits vereinzelt von Unternehmen aktiv genutzt werden. In der Versicherungsbranche werden sie beispielsweise zur schnellen Schadensregulierung eingesetzt – nach Naturkatastrophen wie schweren Unwettern erfolgt die Auszahlung unmittelbar und ohne Verzögerung. Auch Telekommunikationsanbieter und Energieversorger profitieren davon: Gesperrte Telefon- und Stromanschlüsse können durch sofortige Zahlungen direkt wieder freigeschaltet werden.

Doch nicht nur Unternehmen, sondern auch Privatpersonen nutzen Echtzeitüberweisungen für kurzfristige Anschaffungen- z.B. von Gebrauchtwagen oder Secondhand Waren.

Warum nutzen bisher nur wenige Unternehmen Echtzeitüberweisungen?

Trotz offensichtlicher Vorteile werden in Deutschland bislang nur 3 bis 5 Prozent der Zahlungen in Echtzeit ausgeführt. Einer der Hauptgründe war: Nicht alle Banken waren für Instant Payment erreichbar. Dies führte häufig zu abgelehnten Transaktionen, wenn eine Empfängerbank nicht am Echtzeit-Clearing teilnahm.

Um dieses Problem zu lösen, hat die EU eine neue Verordnung verabschiedet. Seit Januar 2025 müssen alle Finanzinstitute in der Eurozone zumindest passiv erreichbar sein – also Instant Payments empfangen können. Ab Oktober 2025 kommt die aktive Erreichbarkeit hinzu, sodass alle Finanzinstitute Echtzeitzahlungen auch ausführen müssen. Darüber hinaus wird ab Oktober die Betragsbegrenzung auf 100.000 EUR pro Zahlung entfallen.

Kostenregulierung für Echtzeitüberweisungen

Viele Beteiligte scheuten Echtzeitüberweisungen, weil sie oft mit höheren Gebühren verbunden waren. Die neue EU-Verordnung stellt hier klare Regeln auf: Eine Echtzeitüberweisung darf nicht teurer sein als eine SEPA-Standard-Überweisung. Diese Preisgleichheit gilt bereits seit Januar 2025 und der Anteil der Zahlungen in Echtzeit wächst seitdem stärker an.

Mehr Sicherheit durch den Verification of Payee (VOP)-Service

Ein zentrales Thema bei SEPA-Standard- und Echtzeitüberweisungen ist die Sicherheit. Um Zahlungen noch besser vor Fehlern und Missbrauch zu schützen, führt die EU für beide SEPA Zahlungsarten die verpflichtende Empfängerüberprüfung (Verification of Payee, VOP) ein.

Dabei wird geprüft, ob der vom Zahler eingegebene Name mit dem Namen übereinstimmt, der dem IBAN zugeordnet ist.

Das System liefert eins von vier möglichen Ergebnissen:

• Match: IBAN-zugehöriger Name und Name des Begünstigten stimmen exakt überein.
• Close match: IBAN-zugehöriger Name und Name des Begünstigten stimmen nahezu überein.
• No match: IBAN-zugehöriger Name und Name des Begünstigten stimmen nicht überein, was auf eine Abweichung hinweist – z. B. durch Tippfehler, abweichende Schreibweisen oder in seltenen Fällen auf betrügerische Absichten.
• Not applicable: Es ist nicht möglich zu überprüfen, ob der IBAN-zugehörige Name mit dem Namen des Zahlungsempfängers übereinstimmt.  Es wird dem Zahler eine Hinweismeldung angezeigt, dass die VOP-Prüfung nicht durchgeführt werden konnte.

Bei jeder Überweisung von Privatpersonen wird automatisch immer eine VoP-Prüfung durchgeführt. Das Ergebnis der Prüfung wird nach Erfassung des Zahlungsauftrages und vor TAN-Freigabe angezeigt. Für Firmenkunden wird es im EBICS neue zusätzliche Auftragsarten für Echtzeitüberweisungen und SEPA-Standardüberweisungen geben, die den Vorabprüfschritt (VOP) beinhalten.

Die Rückmeldungen werden komprimiert – im Sinne von Anzahl match, close match, no match, not applicable – im Rahmen der verteilten elektronischen Unterschrift angezeigt und zusätzlich detailliert in einer standardisierten Payment Status Report-Datei (pain.002) zum Abruf zur Verfügung gestellt. Hier ist für jede Einzelzahlung das entsprechende Ergebnis enthalten und kann dann maschinell von den Kundensystemen verarbeitet und ausgewertet werden.

Zwei Optionen für Unternehmen

Firmenkunden können zwischen zwei Optionen wählen:

• Beauftragung mit VOP-Prüfung (Opt-in) oder
• Beauftragung ohne VOP-Prüfung (Opt-out).

Beauftragung mit VOP-Prüfung (Opt-in)

Entscheidet sich das Unternehmen für eine Beauftragung mit VOP-Prüfung, bringt das vor allem für Zahlungen an neue oder unbekannte Empfänger zusätzlichen Schutz. Die Empfängerdaten werden geprüft und z.B. bei „No match Rückmeldungen“ können Unternehmen den Empfänger nochmals verifizieren. Nach Prüfung der VOP-Ergebnisse muss die Datei im Rahmen der verteilten elektronischen Unterschrift durch den Firmenkunden autorisiert werden.

Beauftragung ohne VOP-Prüfung (Opt-out)

Entscheidet sich das Unternehmen für eine Beauftragung ohne VOP-Prüfung, können zum Beispiel Zahlungen mit geringem Betrugsrisiko (u.a. an etablierte Geschäftspartner) durch Anwendung der bisherigen Prozesse beauftragt werden.

Auswahl der Optionen

Die Auswahl der Optionen erfolgt über die Verwendung unterschiedlicher EBICS-Auftragsarten. Unternehmen können somit pro Sammeldatei entscheiden, ob sie den Prüf- und Rückmeldeprozess nutzen möchten. Die Autorisierung erfolgt – wie bisher – für die gesamte ursprünglich eingereichte Datei. Eine Freigabe einzelner Zahlungen innerhalb der Datei ist nicht möglich; die Datei kann entweder vollständig autorisiert oder abgelehnt werden. Falls eine Ausführung aufgrund der VOP-Rückmeldungen nicht gewünscht ist, muss die Datei entsprechend angepasst und erneut eingereicht werden.

Strategische und technische Herausforderungen für Unternehmen

Echtzeitüberweisungen bringen viele Vorteile, erfordern aber gezielte Anpassungen. Perspektivisch müssen Unternehmen prüfen, inwieweit sie den VOP-Service – also die Empfängerüberprüfung – nutzen möchten und können. Gleichzeitig stellt sich die Frage, wie sich dieser neue Prüfschritt sinnvoll in bestehende Prozesse integrieren lässt.

Mit der Einführung der VOP-Prüfung für SEPA-Standard- und Echtzeitüberweisungen ergeben sich erhebliche Auswirkungen auf die internen Abläufe. Neben dem ERP oder Treasury Management-System bedarf es auch der Anpassung des Electronic Banking Systems, um die neuen Anforderungen und Möglichkeiten zu unterstützen.

Veränderungen durch Echtzeitüberweisungen

Echtzeitüberweisungen verändern Zahlungsprozesse grundlegend. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre ERP-, Buchhaltungs- und Treasury-Systeme kompatibel sind und Echtzeitüberweisungen nahtlos integriert werden können:

Ausgehende Zahlungen

• Schnellere Transaktionsabwicklung: Echtzeitüberweisungen ermöglichen Zahlungen innerhalb weniger Sekunden und sind rund um die Uhr an 365 Tagen verfügbar.
• Optimierung von Cashflow-Management: Sie können genutzt werden, um kurzfristige Liquiditätsengpässe auszugleichen.
• Automatisierung von Zahlungs- und Reportingprozessen: Systeme müssen an die neuen Echtzeitprozesse angepasst werden, um manuelle Eingriffe zu reduzieren und von der neuen Realtime-Fähigkeit zu profitieren.

Eingehende Zahlungen

• Eingehende Echtzeitüberweisungen: Nutzung des Status-Report (C5N), um schnelle Benachrichtigung und optimierte Weiterverarbeitung zu ermöglichen.

Nächste Schritte für Unternehmen

• Mehrwert prüfen: Überlegung, ob Echtzeitüberweisungen für Unternehmen und Kunden Vorteile bieten oder Herausforderungen lösen.
• Limits festlegen: Definition eines angemessenen Limits für Echtzeitüberweisungen (Eingabe der Änderung ab Oktober 2025).
• Prozesse anpassen: Prozessüberarbeitung für eine effiziente Nutzung von Instant Payments, auch im VoP-Bereich.

Veränderungen durch VoP (Verification of Payee)

Die Empfängerüberprüfung wird sowohl für SEPA-Standardüberweisungen als auch für Echtzeitüberweisungen eingeführt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Zahlungs- und Rechnungsprozesse darauf vorbereitet sind.

Ausgehende Zahlungen

• Entscheidung mit oder ohne VoP: Firmenkunden können selbst entscheiden, ob Sie Ihre Zahlungsdateien mit- oder ohne VOP-Prüfung beauftragen.
• Die Abwägung von notwendigen Prozessanpassungen versus Risikomitigation eines Rechnungsbetruges ist dabei individuell zu treffen.

Eingehende Zahlungen

• Ausgangsrechnungen: Sicherstellung, dass auf Ausgangsrechnungen der Kontoinhabername vollständig und korrekt ist. Die richtige Angabe bei der Überweisung ermöglicht ein „match“ VOP-Ergebnis beim Zahlungspflichtigen und vermeidet Unsicherheiten sowie Rückfragen oder Zahlungsverzögerungen.
• Lösung für abweichende Namen z.B. Markenbezeichnungen: Alias-Namen können meist ab Oktober 2025 in den Banken-System hinterlegt werden, so dass bekannte Unternehmens-bezeichnungen als zulässige Empfängernamen akzeptiert werden. Es empfiehlt sich dies mit den jeweiligen Banken zu erörtern.

Nächste Schritte für Unternehmen

• VOP-Prozesse: Bei VOP-Nutzung sollten neue Auftragsarten eingerichtet und Prozesse zur Reaktion auf VOP-Ergebnisse definiert werden
• Größere Dateien: Bei der Verarbeitung großer Zahlungsdateien kann es sinnvoll sein, im Vorfeld Rücksprache mit der Bank zu halten, da eine hohe Anzahl an Empfängerprüfungen möglicherweise zu verlängerten Reaktionszeiten führen könnte.
• Einzeltransaktionen in Sammeldateien (Bulks): In der Regulatorik werden Einzelüberweisungen in Sammeldateien möglicherweise nicht als Sammeldatei gewertet. Es empfiehlt sich daher, Rücksprache mit den jeweiligen Banken zu halten, wie zu diesem Thema jeweils verfahren wird.Aufgrund der letzten Veröffentlichung der BaFin können Sammeldateien mit einer Transaktion ohne Empfängerüberprüfung von Banken bis auf weiteres akzeptiert und verarbeitet werden.
  Grundsätzlich gilt weiterhin die Empfehlung, Dateien mit einer Transaktion, mit einer Opt-In- Auftragsart einzureichen. Damit ist sichergestellt, dass Dateien gemäß dem Multibanken-Standard von allen Banken in Deutschland entsprechend verarbeitet werden können.

Echtzeit-Innovation – Marktabdeckung gegeben, Chance nutzen

Echtzeitüberweisungen sind rund um die Uhr verfügbar und ermöglichen Unternehmen schnellere, effizientere Zahlungsprozesse. Das flächendeckende Angebot aller Banken im Euroraum ab Oktober 2025 sorgt dafür, dass Echtzeitzahlungen künftig eine realistische Option für viele Branchen sind. Wer die Chancen früh erkennt, kann bereits jetzt Prozesse optimieren und auf die neue Geschwindigkeit im Zahlungsverkehr setzen.

VOP – Relevanz für alle SEPA-Zahlungen, Sicherheit & Herausforderungen

Die neue Empfängerüberprüfung bringt zusätzliche Sicherheit und schützt vor fehlerhaften oder betrügerischen Zahlungen. Wie bei jeder neuen regulatorischen Anforderung kann es in der Anfangsphase zu Rückfragen kommen, etwa wenn Prüfergebnisse genauer betrachtet werden müssen. Unternehmen können den Opt-out gezielt einsetzen, um etablierte Zahlungsprozesse beizubehalten und Prüfmechanismen dort zu aktivieren, wo sie einen konkreten Mehrwert bieten.

Ausblick

Die Entwicklungen in 2025/2026 werden zeigen, wie sich Echtzeitüberweisungen als feste Größe im Zahlungsverkehr etablieren. Für Unternehmen empfiehlt sich ein enger Austausch mit ihrer Bank, um den Übergang optimal zu gestalten.

Bei der Einreichung von Sammelaufträgen mit nur einer Transaktion ist derzeit noch offen, wie einzelne Banken die regulatorischen Vorgaben zu Opt-In und Opt-Out konkret umsetzen. Auch der Umgang mit Alias-Namen bleibt ein relevantes Thema: Unternehmen können individuell mit ihrer Bank abstimmen, inwieweit zusätzliche Firmennamen (z. B. Markenbezeichnungen) bei der Empfängerüberprüfung berücksichtigt werden.

Die Rahmenbedingungen im Zahlungsverkehr entwickeln sich weiter – mit dem Ziel, Echtzeitüberweisungen als effiziente und sichere Option für Unternehmen zu stärken. Banken begleiten ihre Kunden aktiv bei der Umsetzung und helfen dabei, die neuen Möglichkeiten zu nutzen.

Hinweis: Die dargestellten Inhalte beziehen sich auf den Geltungsbereich der EU-Verordnung und betreffen Finanzinstitute im SEPA-Raum mit EUR als Landeswährung.